Tiếp công dân ở đâu và cách chuẩn bị một buổi tiếp có kết quả
Một người dân ở Thanh Hóa bắt xe ra Hà Nội, đến Trụ sở tiếp công dân Trung ương để trình bày việc UBND xã chậm cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho gia đình. Ông được tiếp đúng quy trình, được ghi sổ, và nhận một lời hướng dẫn: vụ việc thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND xã, đề nghị ông gửi đơn về xã. Chuyến đi mất hai ngày, kết quả là một tờ hướng dẫn mà ông đã có thể nhận ngay tại địa phương. Trường hợp như vậy không hiếm. Luật Tiếp công dân chia rõ nơi nào tiếp nội dung gì, và chọn sai nơi gần như luôn kết thúc bằng một lần chuyển đơn.
Tóm tắt
- Tiếp công dân là việc cơ quan đón tiếp, lắng nghe, tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh và hướng dẫn công dân thực hiện đúng quy định (khoản 1 Điều 2 Luật Tiếp công dân). Bản thân buổi tiếp không phải là việc giải quyết.
- Từ 01/7/2026, việc tiếp công dân được tổ chức trực tiếp hoặc trực tuyến (Điều 3a). Trụ sở tiếp công dân chỉ còn ở trung ương và cấp tỉnh; ở cấp xã, việc tiếp được thực hiện tại trụ sở UBND xã hoặc địa điểm do Chủ tịch UBND xã quyết định (Điều 10, Điều 15).
- Chủ tịch UBND cấp xã phải trực tiếp tiếp công dân ít nhất 02 ngày mỗi tháng; Chủ tịch UBND cấp tỉnh và người đứng đầu cơ quan hành chính khác ít nhất 01 ngày mỗi tháng (điểm c khoản 2 Điều 15, khoản 5 Điều 12, khoản 2 Điều 18).
- Khi đến, bạn cần nêu họ tên, địa chỉ, số căn cước, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu; người được ủy quyền khiếu nại phải có văn bản ủy quyền hợp pháp (điểm a khoản 2 Điều 7).
- Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, người tiếp công dân phải trả lời trực tiếp hoặc bằng văn bản về một trong bốn kết quả: đã thụ lý, cần thêm thời gian xác minh, từ chối thụ lý, hoặc đã chuyển đơn (khoản 1 Điều 28).
Đến đâu để được tiếp
Luật Tiếp công dân 2013 (Văn bản hợp nhất số 30/VBHN-VPQH ngày 13/3/2026, đã hợp nhất Luật 136/2025/QH15) và Nghị định 154/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/7/2026, thay thế Nghị định 64/2014/NĐ-CP) tổ chức việc tiếp công dân theo nguyên tắc: nội dung thuộc trách nhiệm của cơ quan nào thì đến nơi tiếp của cơ quan đó.
| Nơi tiếp | Tiếp nội dung gì | Căn cứ |
| Trụ sở tiếp công dân ở trung ương (Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh) | Khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh với các cơ quan trung ương của Đảng, Chủ tịch nước, các cơ quan của Quốc hội, Chính phủ | Điều 11 Luật TCD |
| Trụ sở tiếp công dân cấp tỉnh | Nội dung với Tỉnh ủy, Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND cấp tỉnh | Điều 12 Luật TCD |
| Trụ sở UBND cấp xã hoặc địa điểm tiếp công dân cấp xã | Nội dung thuộc trách nhiệm của cấp ủy, HĐND, UBND cấp xã | Điều 15 Luật TCD |
| Địa điểm tiếp công dân của sở, cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh | Nội dung thuộc trách nhiệm của sở | khoản 2 Điều 16 Luật TCD |
| Địa điểm tiếp công dân của Tòa án, Viện kiểm sát, Kiểm toán nhà nước | Nội dung liên quan hoạt động của các cơ quan này | Điều 17 Luật TCD |
| Nơi tiếp của đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND | Nội dung gửi đại biểu dân cử | Điều 21, Điều 22 Luật TCD |
Hai điểm thay đổi cần biết. Cấp huyện không còn, nên Trụ sở tiếp công dân cấp huyện đã bị bãi bỏ (điểm c khoản 2 Điều 10 và Điều 13 Luật TCD bị bãi bỏ bởi Luật 136/2025/QH15). Và UBND cấp tỉnh, Văn phòng UBND cấp tỉnh không bố trí địa điểm tiếp thường xuyên tại cơ quan mình, vì đã tham gia tiếp tại Trụ sở tiếp công dân cấp tỉnh (khoản 3 Điều 16). Muốn gặp UBND tỉnh, bạn đến Trụ sở tiếp công dân tỉnh, không phải trụ sở UBND tỉnh.
Trước khi đi, nên xác định nội dung của mình là khiếu nại, tố cáo hay kiến nghị, phản ánh, vì mỗi loại có người giải quyết khác nhau. Xem bài phân biệt khiếu nại và tố cáo. Gửi đơn đến đúng nơi thường hiệu quả hơn đến trụ sở cấp cao.
Lịch tiếp và buổi tiếp của người đứng đầu
Tiếp công dân có ba dạng: thường xuyên, định kỳ và đột xuất (khoản 1 Điều 2 Luật TCD). Bộ phận tiếp công dân tiếp thường xuyên trong ngày làm việc. Người đứng đầu tiếp định kỳ theo lịch.
| Người đứng đầu | Tần suất tối thiểu | Căn cứ |
| Chủ tịch UBND cấp xã | 02 ngày mỗi tháng | điểm c khoản 2 Điều 15 Luật TCD |
| Chủ tịch UBND cấp tỉnh (tại Trụ sở tiếp công dân cấp tỉnh) | 01 ngày mỗi tháng | khoản 5 Điều 12 Luật TCD |
| Thủ trưởng cơ quan hành chính khác | 01 ngày mỗi tháng | khoản 2 Điều 18 Luật TCD |
| Tổng Thanh tra Chính phủ, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ (tại Trụ sở trung ương) | 01 ngày mỗi tháng | khoản 5 Điều 11 Luật TCD |
Người đứng đầu còn phải tiếp đột xuất khi vụ việc gay gắt, phức tạp, nhiều người tham gia, liên quan nhiều cơ quan, hoặc có thể gây hậu quả nghiêm trọng nếu không chỉ đạo kịp thời (khoản 3 Điều 18).
Cơ quan phải niêm yết và công bố trên trang thông tin điện tử nơi tiếp, thời gian tiếp thường xuyên, lịch tiếp của người đứng đầu, thành phần tham dự và dự kiến nội dung các buổi tiếp định kỳ (khoản 2 Điều 24). Lịch tiếp phải được niêm yết chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiếp; nếu có lý do chính đáng phải lùi lịch thì phải thông báo thời gian dự kiến tại nơi tiếp (khoản 4 Điều 24). Mốc 05 ngày làm việc là nghĩa vụ công bố của cơ quan, không phải hạn bạn phải đăng ký trước.
Trong thực tế, nhiều địa phương yêu cầu đăng ký trước để được bố trí vào buổi tiếp của người đứng đầu, nhất là ở cấp tỉnh. Luật không đặt ra yêu cầu này, nhưng nên gọi điện hoặc đến bộ phận tiếp công dân hỏi trước để không bị xếp vào buổi tiếp thường xuyên trong khi mình muốn gặp lãnh đạo.
Chuẩn bị trước khi đến
Giấy tờ và tư cách
| Bạn là | Cần chuẩn bị | Căn cứ |
| Người tự trình bày | Họ tên, địa chỉ và một trong các giấy tờ: căn cước, giấy chứng nhận căn cước, số định danh cá nhân hoặc hộ chiếu | điểm a khoản 2 Điều 7 Luật TCD, khoản 1 Điều 12 Nghị định 154/2026/NĐ-CP |
| Người đại diện, người được ủy quyền khiếu nại | Giấy tờ chứng minh việc đại diện, văn bản ủy quyền hợp pháp | khoản 2 Điều 13 Nghị định 154/2026/NĐ-CP |
| Người đứng đầu cơ quan, tổ chức khiếu nại | Thông tin cá nhân; nếu ủy quyền thì văn bản ủy quyền | khoản 1 Điều 13 Nghị định 154/2026/NĐ-CP |
| Luật sư, trợ giúp viên pháp lý | Thẻ luật sư hoặc thẻ trợ giúp viên pháp lý; giấy ủy quyền, giấy yêu cầu giúp đỡ pháp luật hoặc quyết định phân công trợ giúp pháp lý | khoản 3 Điều 13 Nghị định 154/2026/NĐ-CP |
| Nhóm nhiều người cùng nội dung | Văn bản cử người đại diện có chữ ký của tất cả | Điều 29 Luật TCD, khoản 3 Điều 14 Nghị định 154/2026/NĐ-CP |
Luật chỉ nói đến ủy quyền “khiếu nại”. Với tố cáo, người tố cáo phải tự mình thực hiện, vì danh tính người tố cáo là căn cứ để xử lý và bảo vệ. Nếu cần ủy quyền cho luật sư, văn bản ủy quyền khiếu nại của cá nhân hiện phải công chứng hoặc chứng thực (khoản 3 Điều 5 Nghị định 124/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Điều 3 Nghị định 155/2026/NĐ-CP); xem bài mẫu đơn khiếu nại.
Người không thông thạo tiếng Việt có quyền sử dụng người phiên dịch (điểm đ khoản 1 Điều 7 Luật TCD). Nên báo trước để nơi tiếp bố trí.
Tài liệu nên mang
Luật không bắt buộc phải có đơn. Nhưng một lá đơn hoặc bản tóm tắt viết sẵn giúp buổi tiếp đi thẳng vào vấn đề. Chúng tôi thường chuẩn bị cho khách hàng một bộ gồm: đơn hoặc bản tóm tắt yêu cầu; bản sao quyết định, văn bản liên quan; các văn bản trả lời trước đó; danh mục tài liệu sẽ giao. Không mang bản gốc duy nhất để giao.
Nếu bạn đã có đơn với nội dung rõ ràng, người tiếp có thể hướng dẫn gửi thẳng đến cơ quan có thẩm quyền (khoản 2 Điều 14 Nghị định 154/2026/NĐ-CP). Mẫu đơn khiếu nại và đơn tố cáo có trong bài mẫu đơn khiếu nại và mẫu đơn tố cáo.
Trình tự một buổi tiếp
- Người tiếp đón tiếp, yêu cầu bạn nêu thông tin nhân thân, tiếp nhận đơn hoặc hướng dẫn bạn trình bày (khoản 1 Điều 25 Luật TCD). Người tiếp phải đeo thẻ công chức, viên chức hoặc phù hiệu (khoản 1 Điều 8).
- Nội dung được ghi vào sổ tiếp công dân: ngày tiếp, họ tên, địa chỉ, nội dung sự việc, quá trình giải quyết trước đó, yêu cầu của bạn và việc tiếp nhận, xử lý (khoản 2 Điều 25).
- Nếu chưa có đơn, người tiếp hướng dẫn viết đơn; nếu bạn không biết chữ hoặc không thể viết, người tiếp ghi lại đầy đủ, đọc lại và đề nghị bạn ký hoặc điểm chỉ (khoản 1 Điều 14 Nghị định 154/2026/NĐ-CP).
- Nội dung vừa có khiếu nại vừa có tố cáo, kiến nghị thì bạn được hướng dẫn tách thành đơn riêng (khoản 3 Điều 25 Luật TCD, khoản 4 Điều 14 Nghị định 154/2026/NĐ-CP).
- Khi bạn giao tài liệu, chứng cứ, người tiếp lập giấy biên nhận theo Mẫu số 02/TCD (khoản 2 Điều 15 Nghị định 154/2026/NĐ-CP).
- Nội dung thuộc thẩm quyền thì được báo cáo người có thẩm quyền thụ lý; không thuộc thẩm quyền thì bạn được hướng dẫn hoặc đơn được chuyển đi (Điều 26 Luật TCD).
Hai việc chúng tôi luôn nhắc khách hàng. Trước khi ký hoặc điểm chỉ vào nội dung được ghi, hãy nghe đọc lại hoặc đọc kỹ: yêu cầu có được ghi đúng không, có câu nào mình không nói không. Bạn có nghĩa vụ ký xác nhận nội dung đã được ghi (điểm c khoản 2 Điều 7 Luật TCD), nhưng có quyền đề nghị sửa trước khi ký. Và hãy đối chiếu giấy biên nhận với danh mục tài liệu thực giao.
Giấy biên nhận tài liệu chưa phải thông báo thụ lý. Thụ lý là việc của người có thẩm quyền giải quyết, theo Luật Khiếu nại hoặc Luật Tố cáo.
Buổi tiếp của người đứng đầu
Khi tiếp công dân, người đứng đầu phải có ý kiến trả lời về việc giải quyết vụ việc. Chưa trả lời ngay được thì phải chỉ đạo cơ quan chuyên môn xem xét, giải quyết và thông báo thời gian trả lời cho bạn (khoản 4 Điều 18 Luật TCD). Vụ việc rõ ràng, thuộc thẩm quyền thì phải trả lời ngay; vụ việc phức tạp thì phải nói rõ thời hạn giải quyết và người cần liên hệ (khoản 3 Điều 25 Nghị định 154/2026/NĐ-CP).
Với buổi tiếp tại Trụ sở tiếp công dân, ý kiến chỉ đạo của người đứng đầu phải được lập thành văn bản gọi là Thông báo kết luận việc tiếp công dân, gửi các cơ quan liên quan để thực hiện (khoản 2 Điều 25 Nghị định 154/2026/NĐ-CP). Văn bản này rất có giá trị khi bạn cần đôn đốc sau này, vì nó ghi rõ ai được giao làm gì. Sau buổi tiếp, hãy hỏi bộ phận tiếp công dân số và ngày của Thông báo kết luận liên quan đến vụ việc của mình.
Sau buổi tiếp
Trả lời trong 10 ngày làm việc
Khoản 1 Điều 28 Luật TCD buộc người tiếp công dân, trong 10 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận nội dung, trả lời trực tiếp hoặc thông báo bằng văn bản về một trong bốn kết quả:
| Kết quả | Ý nghĩa với bạn |
| Khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đã được thụ lý | Thời hạn giải quyết bắt đầu chạy theo luật chuyên ngành. Xem bài khiếu nại hành chính hoặc giải quyết tố cáo |
| Việc xem xét thụ lý cần kéo dài do phải xác minh thêm | Hỏi rõ cần xác minh gì, đến khi nào |
| Từ chối thụ lý vì không thuộc thẩm quyền hoặc không đủ điều kiện | Kiểm tra lý do, bổ sung hoặc gửi đúng nơi |
| Đã chuyển đến cơ quan có thẩm quyền | Ghi lại nơi nhận để theo dõi |
Mốc 10 ngày làm việc là mốc thông báo kết quả xử lý ban đầu, không phải thời hạn giải quyết xong vụ việc.
Mã vụ việc và việc theo dõi tiến độ
Từ 01/7/2026, Nghị định 197/2026/NĐ-CP thay Nghị định 55/2022/NĐ-CP về Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo. Vụ việc thuộc thẩm quyền, sau khi tiếp nhận, được lập hồ sơ điện tử và cấp một mã vụ việc duy nhất, dùng thống nhất từ khi tiếp nhận đến khi công khai và lưu trữ (khoản 1, khoản 3 Điều 13). Mã này là căn cứ để bạn tra cứu tình trạng xử lý (khoản 4 Điều 13, khoản 2 Điều 14). Trong giai đoạn chuyển tiếp, cơ sở dữ liệu cũ theo Nghị định 55/2022/NĐ-CP vẫn được dùng cho đến khi cơ sở dữ liệu mới vận hành chính thức (khoản 1 Điều 30), nên cách cấp mã và tra cứu có thể khác nhau giữa các địa phương. Khi nhận giấy biên nhận hoặc thông báo thụ lý, hãy hỏi và ghi lại mã vụ việc. Đây là thông tin nên ghi ngay trong mọi văn bản đôn đốc về sau.
Cơ sở dữ liệu có chức năng cảnh báo vụ việc trùng lặp hoặc đã được giải quyết, kể cả bằng trí tuệ nhân tạo (khoản 1, khoản 3 Điều 12). Nhưng kết quả xử lý tự động không được dùng làm căn cứ duy nhất để kết luận hoặc xử lý người khiếu nại, tố cáo, và việc kiểm soát trùng lặp không được làm hạn chế quyền khiếu nại, tố cáo (khoản 2, khoản 4 Điều 12). Nếu đơn của bạn bị trả lời là “đã giải quyết” mà nội dung thực ra khác vụ cũ, cần chỉ rõ điểm khác để người tiếp nhận rà soát lại. Bạn cũng có quyền được cung cấp thông tin cá nhân của mình lưu trong Cơ sở dữ liệu và yêu cầu sửa khi thông tin không chính xác (khoản 5 Điều 20).
Đơn đã được chuyển đi
Cơ quan nhận đơn do Ban tiếp công dân, đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND chuyển đến phải giải quyết và thông báo kết quả cho nơi đã chuyển trong 07 ngày làm việc kể từ ngày vụ việc được giải quyết (khoản 2 Điều 27 Luật TCD). Nếu trước đó bạn đã yêu cầu, Ban tiếp công dân hoặc đại biểu phải thông báo lại kết quả cho bạn trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo (khoản 2 Điều 28). Vì vậy, khi đơn được Ban tiếp công dân chuyển đi, hãy nói rõ bạn muốn được thông báo kết quả.
Ban tiếp công dân còn có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc cơ quan có thẩm quyền xử lý những đơn mà Ban đã chuyển (điểm d khoản 3 Điều 10 Luật TCD). Khi chờ quá lâu, văn bản đề nghị đôn đốc gửi Ban tiếp công dân nên nêu rõ ngày tiếp, số văn bản chuyển, cơ quan nhận và kết quả còn chờ.
Đừng để buổi tiếp làm mất thời hạn khác
Đi tiếp công dân không làm dừng thời hiệu khiếu nại 90 ngày hay thời hiệu khởi kiện 01 năm. Cũng không làm tạm dừng việc thi hành quyết định hành chính. Nếu vụ việc có thời hạn đang chạy, hãy nộp đơn khiếu nại hoặc khởi kiện song song, đừng chờ kết quả buổi tiếp.
Tình huống tư vấn
Bà L. có quyết định thu hồi đất do Chủ tịch UBND phường ký, đã khiếu nại lần đầu và nhận quyết định giữ nguyên. Bà định đến buổi tiếp định kỳ của Chủ tịch UBND thành phố để “trình bày cho lãnh đạo biết”.
Chúng tôi khuyên bà làm hai việc song song. Thứ nhất, nộp ngay đơn khiếu nại lần hai gửi Chủ tịch UBND thành phố, vì thời hạn 30 ngày để khiếu nại lần hai đang chạy và buổi tiếp không thay được đơn. Thứ hai, đăng ký vào buổi tiếp định kỳ tại Trụ sở tiếp công dân thành phố, mang theo bản sao đơn khiếu nại lần hai đã nộp, quyết định giải quyết lần đầu và bản đo đạc độc lập.
Tại buổi tiếp, Chủ tịch UBND thành phố giao Thanh tra thành phố xác minh và yêu cầu trả lời bà trong thời hạn giải quyết khiếu nại lần hai. Bà xin được số Thông báo kết luận buổi tiếp. Văn bản này sau đó được dùng làm căn cứ khi bà đề nghị đôn đốc, vì nó ghi rõ cơ quan được giao và thời hạn.
Câu hỏi thường gặp
Đi tiếp công dân có mất phí không?
Không có đơn có được tiếp không?
Có được nhờ người khác đi tiếp công dân thay không?
Với khiếu nại thì được, nếu người đó có văn bản ủy quyền hợp pháp hoặc là người đại diện theo pháp luật (điểm a khoản 2 Điều 7 Luật TCD, Điều 13 Nghị định 154/2026/NĐ-CP). Với tố cáo, người tố cáo phải tự thực hiện. Người đi cùng để hỗ trợ không đương nhiên có tư cách đại diện.
Đến Trụ sở tiếp công dân Trung ương có được giải quyết nhanh hơn không?
Thường là không. Trụ sở Trung ương chỉ tiếp nội dung với các cơ quan trung ương (Điều 11 Luật TCD). Vụ việc thuộc thẩm quyền địa phương sẽ được hướng dẫn hoặc chuyển về địa phương. Điều có ích là Ban tiếp công dân Trung ương sẽ theo dõi, đôn đốc những đơn đã chuyển.
Sau 10 ngày làm việc không nhận được trả lời thì làm gì?
Gửi văn bản đến người đứng đầu cơ quan đã tiếp, nêu ngày tiếp, nội dung đã trình bày và việc chưa được trả lời theo khoản 1 Điều 28 Luật TCD. Không trả lời đúng hạn có thể là căn cứ để khiếu nại, tố cáo người tiếp công dân theo điểm c khoản 1 Điều 7.
Có được ghi âm buổi tiếp công dân không?
Không có quy định cấm chung, nhưng người tiếp có thể từ chối tiếp nếu bạn tự ý ghi âm, ghi hình khi người chủ trì đã yêu cầu không ghi để bảo vệ bí mật, dữ liệu cá nhân hoặc người tố cáo, hoặc khi việc ghi gây ảnh hưởng trật tự (điểm c khoản 1 Điều 4 Nghị định 154/2026/NĐ-CP). Chi tiết có trong bài từ chối tiếp công dân.
Không đi được đến nơi tiếp thì có cách nào khác không?
Có thể đề nghị được tiếp trực tuyến; việc tổ chức do người đứng đầu cơ quan quyết định, với các trường hợp như cư trú ở vùng sâu, vùng xa, người già yếu, khuyết tật (khoản 2 Điều 20 Nghị định 154/2026/NĐ-CP). Xem bài tiếp công dân trực tuyến. Hoặc gửi đơn qua bưu chính đến đúng cơ quan có thẩm quyền.
Một buổi tiếp công dân có kết quả thường bắt đầu từ việc chọn đúng nơi và mang đúng giấy tờ, rồi kết thúc bằng một văn bản ghi rõ ai phải làm gì. Nếu bạn cần chuẩn bị hồ sơ, đi cùng hoặc đại diện trong buổi tiếp của người đứng đầu, luật sư hành chính của chúng tôi có thể hỗ trợ.
