Từ chối tiếp công dân, khi nào đúng luật và quyền ghi âm khi được tiếp

Nhiều người tin rằng cứ rút điện thoại ra ghi âm là sẽ bị mời ra khỏi phòng tiếp công dân. Ngược lại, cũng có người nghĩ đã là trụ sở nhà nước thì ghi âm, phát trực tiếp thoải mái. Cả hai đều sai. Nghị định 154/2026/NĐ-CP chỉ cho phép từ chối tiếp người ghi âm, ghi hình trong hai tình huống cụ thể, ngoài trường hợp nội quy nơi tiếp có quy định riêng về việc ghi. Ngoài các trường hợp đó, việc ghi không phải là căn cứ từ chối, nhưng việc đăng tải bản ghi lại chịu sự điều chỉnh của pháp luật dân sự và pháp luật về dữ liệu cá nhân.

Tóm tắt

• Luật Tiếp công dân cho phép từ chối tiếp trong ba nhóm trường hợp tại Điều 9; Nghị định 154/2026/NĐ-CP bổ sung thêm 10 trường hợp tại khoản 1 Điều 4.
• Với hầu hết các trường hợp, người tiếp chỉ phải giải thích trực tiếp lý do. Chỉ hai trường hợp phải có Thông báo từ chối tiếp công dân theo Mẫu số 01/TCD, ban hành trong 03 ngày làm việc: khiếu nại, tố cáo kéo dài đã được giải quyết đúng pháp luật, và kiến nghị, phản ánh lặp lại không có tình tiết mới (khoản 2, khoản 3 Điều 4 Nghị định 154/2026/NĐ-CP).
• Ghi âm, ghi hình, phát trực tiếp chỉ là căn cứ từ chối khi người chủ trì đã yêu cầu không ghi để bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật đời tư, dữ liệu cá nhân, người tố cáo, hoặc khi việc ghi gây ảnh hưởng an ninh, trật tự (điểm c khoản 1 Điều 4); hoặc khi việc ghi vi phạm nội quy nơi tiếp (khoản 2 Điều 9 Luật TCD).
• Việc từ chối phải đúng căn cứ; lợi dụng việc từ chối để né tránh trách nhiệm là bị cấm (khoản 4 Điều 4). Từ chối tiếp công dân trái pháp luật có thể bị kỷ luật khiển trách (điểm a khoản 1 Điều 41).

Các trường hợp được từ chối tiếp

03 nhóm trong Luật Tiếp công dân

Điều 9 Luật Tiếp công dân 2013 (Văn bản hợp nhất số 30/VBHN-VPQH ngày 13/3/2026) cho phép từ chối tiếp:

• Người say do dùng chất kích thích; người mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức, điều khiển hành vi (khoản 1).
• Người có hành vi đe dọa, xúc phạm cơ quan, người tiếp công dân, người thi hành công vụ, hoặc vi phạm nội quy nơi tiếp (khoản 2).
• Người khiếu nại, tố cáo về vụ việc đã giải quyết đúng chính sách, pháp luật, được cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, rà soát, thông báo bằng văn bản và đã được tiếp, giải thích, hướng dẫn nhưng vẫn cố tình khiếu nại, tố cáo kéo dài (khoản 3).

Khoản 3 là căn cứ hay bị viện dẫn sai nhất. Nó đòi hỏi đủ bốn yếu tố cùng lúc: đã giải quyết đúng pháp luật; đã được kiểm tra, rà soát; đã có thông báo bằng văn bản; đã được tiếp, giải thích mà vẫn cố tình kéo dài. Câu “việc này giải quyết rồi” của cán bộ tiếp chưa đủ để từ chối.

10 trường hợp bổ sung trong Nghị định 154/2026/NĐ-CP

Hai lưu ý từ thực tiễn. Điểm g là “ngoài phạm vi khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh”, không phải “ngoài thẩm quyền của cơ quan”. Nếu nội dung đúng là khiếu nại nhưng thuộc cơ quan khác, người tiếp phải hướng dẫn bạn gửi đúng nơi theo khoản 2 Điều 15 Nghị định 154/2026/NĐ-CP, chứ không được từ chối tiếp. Còn điểm i yêu cầu một văn bản trả lời xác định vụ việc không thuộc trường hợp được xem xét lại. Bản án có hiệu lực tự nó chưa đủ, vì bạn vẫn có thể đang đề nghị giám đốc thẩm, tái thẩm.

Khi nào phải có văn bản thông báo từ chối

Thông báo phải được ban hành trong 03 ngày làm việc kể từ ngày có đủ căn cứ từ chối. Thông báo ghi lý do từ chối, nội dung bị từ chối tiếp nhận, và được gửi cấp trên trực tiếp để báo cáo.

Có một điểm chưa thống nhất mà người làm hồ sơ nên biết. Khoản 3 Điều 4 Nghị định 154/2026/NĐ-CP dẫn chiếu khoản 3 Điều 9 Luật TCD và điểm h khoản 1 Điều 4, nhưng phần căn cứ in sẵn trong Mẫu số 01/TCD lại ghi “điểm g khoản 1 Điều 4”. Khi nhận thông báo, hãy kiểm tra cơ quan viện dẫn điểm nào và lý do cụ thể có khớp với điểm đó không. Một thông báo dẫn điểm g (nội dung ngoài phạm vi) cho một khiếu nại về quyết định thu hồi đất là dẫn sai căn cứ.

Với nhóm chỉ cần giải thích trực tiếp, thiếu văn bản không làm việc từ chối trái luật. Ngược lại, với nhóm phải có thông báo, lời giải thích miệng không thay thế được văn bản.

Ghi âm, ghi hình khi được tiếp

Ghi khi nào thì bị từ chối

Điểm c khoản 1 Điều 4 Nghị định 154/2026/NĐ-CP có hai nhánh:

• Bạn tự ý ghi âm, ghi hình, phát trực tiếp sau khi người chủ trì đã yêu cầu không ghi để bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật đời tư, dữ liệu cá nhân hoặc bảo vệ người tố cáo.
• Bạn tự ý ghi âm, ghi hình, phát trực tiếp gây ảnh hưởng đến an ninh, trật tự tại nơi tiếp.

Ngoài hai nhánh này, việc ghi không phải là căn cứ từ chối tiếp. Nhưng nội quy tiếp công dân của từng nơi, do người đứng đầu ban hành theo điểm a khoản 1 Điều 18 hoặc điểm a khoản 2 Điều 15 Luật TCD, có thể yêu cầu xin phép người chủ trì trước khi ghi. Vi phạm nội quy là căn cứ từ chối theo khoản 2 Điều 9 Luật TCD. Vì vậy, cách an toàn là đọc nội quy niêm yết tại nơi tiếp (khoản 1 Điều 19) và hỏi người chủ trì trước khi bật thiết bị.

Ghi để lưu khác với đăng lên mạng

Có được ghi chưa có nghĩa là được đăng. Ghi để tự lưu, đối chiếu là một việc. Phát trực tiếp hoặc đăng lên mạng xã hội là việc khác, chịu thêm ba lớp quy định:

Buổi tiếp công dân thường có mặt cả những người dân khác đang chờ, và hồ sơ của họ. Một đoạn video quay toàn cảnh phòng tiếp rồi đăng lên mạng có thể xâm phạm quyền của những người không liên quan. Nếu nội dung đăng tải có tính chất xúc phạm, bôi nhọ, người đăng còn có thể bị xử phạt. Lợi dụng mạng xã hội để chia sẻ thông tin sai sự thật, xuyên tạc, xúc phạm danh dự, nhân phẩm cá nhân có khung phạt 20 đến 30 triệu đồng với tổ chức, cá nhân vi phạm bị phạt một nửa (10 đến 15 triệu đồng), kèm buộc gỡ bỏ (điểm a khoản 1, điểm a khoản 3 Điều 95 và khoản 3 Điều 4 Nghị định 174/2026/NĐ-CP, hiệu lực 01/7/2026, thay thế Điều 101 Nghị định 15/2020/NĐ-CP). Hành vi xúc phạm, bôi nhọ không qua mạng xử lý theo điểm a khoản 3 Điều 8 Nghị định 282/2025/NĐ-CP. Riêng vi phạm về bảo vệ dữ liệu cá nhân, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 đặt mức phạt tối đa 03 tỷ đồng với tổ chức và một nửa mức đó với cá nhân đối với các hành vi thông thường; mua bán dữ liệu và chuyển dữ liệu xuyên biên giới có mức trần cao hơn (khoản 3 đến khoản 6 Điều 8).

Chúng tôi thường khuyên khách hàng: nếu cần bằng chứng về nội dung buổi tiếp, hãy yêu cầu được đọc và ký vào biên bản, sổ tiếp, và giữ giấy biên nhận tài liệu. Đây là những văn bản có giá trị hơn một đoạn ghi âm khi cần chứng minh mình đã trình bày gì, đã giao gì.

Nghĩa vụ của người đến nơi tiếp

Phần lớn các trường hợp bị từ chối bắt nguồn từ việc vi phạm nghĩa vụ. Điểm b, điểm d khoản 2 Điều 7 Luật TCD yêu cầu có thái độ đúng mực, tôn trọng người tiếp và chấp hành nội quy. Điều 6 cấm lợi dụng quyền khiếu nại, tố cáo để gây rối trật tự; đe dọa, xúc phạm người tiếp; kích động người khác tập trung đông người tại nơi tiếp công dân.

Người tiếp có quyền yêu cầu chấm dứt hành vi vi phạm nội quy, lập biên bản và yêu cầu cơ quan chức năng xử lý (khoản 6 Điều 8 Luật TCD). Bị lập biên bản chưa có nghĩa là bị xử phạt; việc xử phạt chỉ được thực hiện bằng quyết định của người có thẩm quyền theo pháp luật xử lý vi phạm hành chính.

Khi cho rằng mình bị từ chối trái luật

Đề nghị làm rõ trước

Nếu chỉ được giải thích miệng, hãy ghi lại ngày, giờ, nơi tiếp, người tiếp và lý do được nêu. Sau đó gửi văn bản đến người đứng đầu cơ quan, đề nghị chỉ rõ căn cứ từ chối là khoản, điểm nào; tình tiết thực tế nào làm căn cứ. Nếu căn cứ là điểm i hoặc điểm k, đề nghị chỉ ra văn bản trả lời hoặc cơ quan đang thụ lý. Nếu là khoản 3 Điều 9, đề nghị chỉ ra văn bản kiểm tra, rà soát và văn bản thông báo trước đó.

Nếu lý do là bạn chưa đáp ứng điều kiện, như thiếu giấy ủy quyền hay chưa qua kiểm tra an ninh, cách nhanh nhất là bổ sung rồi quay lại. Nếu bị coi là kiến nghị lặp lại, hãy chỉ rõ nội dung, tình tiết mới so với lần trước.

Khiếu nại, tố cáo người tiếp công dân

Người đến tiếp công dân có quyền khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm pháp luật của người tiếp công dân (điểm c khoản 1 Điều 7 Luật TCD). Từ chối tiếp công dân trái pháp luật, gây phiền hà, sách nhiễu là căn cứ kỷ luật khiển trách người được giao nhiệm vụ tiếp công dân; tái phạm hoặc có từ 02 hành vi thì cảnh cáo (khoản 1, khoản 2 Điều 41 Nghị định 154/2026/NĐ-CP).

Chọn khiếu nại hay tố cáo phụ thuộc vào mục tiêu. Muốn được tiếp, được tiếp nhận nội dung, hãy khiếu nại hành vi từ chối tiếp gửi người đứng đầu cơ quan, theo thủ tục tại bài khiếu nại hành chính. Muốn xử lý trách nhiệm cán bộ, hãy tố cáo theo bài giải quyết tố cáo. Trong nhiều trường hợp, cách hiệu quả hơn cả là gửi thẳng đơn khiếu nại về nội dung chính đến người có thẩm quyền giải quyết, vì quyền khiếu nại không phụ thuộc vào việc bạn có được tiếp hay không.

Tình huống tư vấn

Ông P. nhận Thông báo từ chối tiếp công dân của Chủ tịch UBND phường, lý do “vụ việc đã được giải quyết”, căn cứ “điểm g khoản 1 Điều 4”. Vụ việc là khiếu nại về việc không bồi thường cây trồng khi thu hồi đất. Ông đã khiếu nại lần đầu, có quyết định giải quyết, và đang trong thời hạn khiếu nại lần hai.

Chúng tôi chỉ ra ba điểm. Điểm g là nội dung ngoài phạm vi khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, không phù hợp với một khiếu nại về bồi thường. Nếu ý cơ quan là khoản 3 Điều 9 Luật TCD, thì vụ việc chưa có quyết định giải quyết lần hai, chưa được kiểm tra, rà soát, nên chưa đủ yếu tố “đã giải quyết đúng chính sách, pháp luật” và “cố tình kéo dài”. Và quan trọng hơn, người có thẩm quyền giải quyết lần hai là Chủ tịch UBND thành phố, không phải phường.

Ông P. gửi đơn khiếu nại lần hai thẳng lên Chủ tịch UBND thành phố, kèm bản sao thông báo từ chối của phường. Đồng thời, ông gửi văn bản đề nghị Chủ tịch UBND phường làm rõ căn cứ từ chối. Đơn khiếu nại lần hai được thụ lý; thông báo từ chối của phường không ảnh hưởng gì đến quyền khiếu nại của ông.

Câu hỏi thường gặp

Bị từ chối tiếp công dân hiếm khi là điểm kết thúc của một vụ việc, nếu bạn biết căn cứ nào là hợp pháp và đường nào vẫn còn mở. Luật sư hành chính của chúng tôi có thể rà soát thông báo từ chối và chuyển hồ sơ sang đúng thủ tục khiếu nại, tố cáo.

Luật sư Khuất Tuấn Dương