Yêu cầu cung cấp thông tin từ cơ quan nhà nước và cách xử lý khi bị từ chối
Từ ngày 01/9/2026, Luật Tiếp cận thông tin 01/2026/QH16 thay thế Luật năm 2016. Với người dân và doanh nghiệp đang tranh chấp với cơ quan nhà nước, có ba quy định cần nắm ngay. Thông tin đơn giản, có sẵn phải được cung cấp trong 03 ngày làm việc; thông tin phức tạp thì chậm nhất 12 ngày, gia hạn tối đa thêm 12 ngày. Người yêu cầu tại trụ sở được tự dùng điện thoại chụp tài liệu. Và cấp xã có đơn vị đầu mối cung cấp thông tin cho người dân trên địa bàn. Trong các vụ khiếu nại, khởi kiện hành chính, đây là một con đường hợp pháp, thường là sớm nhất, để lấy được biên bản kiểm đếm, phương án bồi thường hay hồ sơ cấp phép mà cơ quan không tự đưa cho bạn.
Tóm tắt
- Công dân có quyền yêu cầu cơ quan, đơn vị cung cấp thông tin do cơ quan đó tạo ra, trừ thông tin không được tiếp cận tại Điều 15; thông tin tại Điều 16 được tiếp cận khi đủ điều kiện (Điều 10, Điều 14 Luật Tiếp cận thông tin 2026).
- Có thể yêu cầu trực tiếp, qua bưu chính hoặc qua mạng Internet, kể cả thư điện tử và Cổng dịch vụ công quốc gia (khoản 1 Điều 24).
- Yêu cầu gửi bằng Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin theo Mẫu số 01a (cá nhân) hoặc Mẫu số 01b (qua tổ chức, doanh nghiệp) ban hành kèm Nghị định 337/2026/NĐ-CP (khoản 2 Điều 10 Nghị định 337/2026/NĐ-CP).
- Thông tin đơn giản, có sẵn: chậm nhất 03 ngày làm việc; thông tin phức tạp, phải tập hợp hoặc lấy ý kiến cơ quan khác: chậm nhất 12 ngày, gia hạn tối đa 12 ngày bằng văn bản (điểm a, b, c khoản 4 Điều 10 Nghị định 337/2026/NĐ-CP; mốc 12 ngày và gia hạn tại khoản 3 Điều 26 Luật Tiếp cận thông tin 2026).
- Không mất phí, lệ phí; người yêu cầu chỉ trả chi phí thực tế in, sao, chụp, gửi (Điều 25).
- Bị từ chối, cơ quan phải trả lời bằng văn bản và nêu lý do; người yêu cầu có quyền khiếu nại, khởi kiện (khoản 2 Điều 26, Điều 13).
Ai được yêu cầu và yêu cầu ai
Luật Tiếp cận thông tin 2026 (Luật 01/2026/QH16, thông qua ngày 23/4/2026, có hiệu lực từ 01/9/2026) trao quyền cho công dân (khoản 1 Điều 7). Người mất năng lực hành vi dân sự thực hiện qua người đại diện theo pháp luật; người dưới 18 tuổi có thể tự mình hoặc qua người đại diện (khoản 2, khoản 3 Điều 7). Người nước ngoài cư trú tại Việt Nam chỉ được yêu cầu thông tin liên quan trực tiếp đến quyền, nghĩa vụ của mình (khoản 1 Điều 29). Nhiều người cùng có yêu cầu giống nhau có thể yêu cầu thông qua tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp của mình (khoản 2 Điều 29).
Nguyên tắc là cơ quan nào tạo ra thông tin thì cơ quan đó cung cấp (khoản 1 Điều 10). Có một số đầu mối đặc biệt tại khoản 2 Điều 10:
| Thông tin do ai tạo ra | Gửi yêu cầu đến | Căn cứ |
| UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh | Đơn vị đầu mối do UBND cấp tỉnh xác định | điểm đ khoản 2 Điều 10 |
| HĐND, UBND, Chủ tịch UBND, cơ quan chuyên môn cấp xã | Đơn vị đầu mối do UBND cấp xã xác định (với người cư trú trên địa bàn; người khác khi liên quan trực tiếp quyền lợi của họ) | điểm e khoản 2 Điều 10 |
| Chính phủ, Thủ tướng | Văn phòng Chính phủ | điểm c khoản 2 Điều 10 |
| Đoàn ĐBQH, HĐND cấp tỉnh | Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND cấp tỉnh | điểm d khoản 2 Điều 10 |
| Sở, cơ quan khác | Chính cơ quan đó | khoản 1 Điều 10 |
Thông tin do cơ quan “nắm giữ” nhưng không tạo ra, chẳng hạn hồ sơ do người dân nộp vào, chỉ bắt buộc cung cấp khi cần thiết để bảo vệ lợi ích công cộng, sức khỏe cộng đồng (khoản 3 Điều 10). Đây là giới hạn quan trọng. Muốn lấy hồ sơ xin cấp phép của nhà hàng xóm, bạn thường không dựa được vào Luật Tiếp cận thông tin.
Với thông tin do cơ quan tạo ra trước khi sắp xếp bộ máy, cơ quan tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ có trách nhiệm cung cấp (khoản 1 Điều 31). Nếu UBND huyện cũ đã ban hành quyết định thu hồi đất của bạn, hãy gửi yêu cầu đến cơ quan đã tiếp nhận nhiệm vụ đó.
Thông tin nào được cung cấp, thông tin nào không
Thông tin được cung cấp theo yêu cầu
Điều 23 Luật Tiếp cận thông tin 2026 liệt kê bốn nhóm:
- Thông tin thuộc diện phải công khai mà trong thời hạn công khai nhưng chưa công khai, đã hết thời hạn công khai, hoặc đang công khai nhưng bạn không tiếp cận được vì bất khả kháng.
- Thông tin liên quan đời tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình, bí mật kinh doanh khi có đủ điều kiện tại Điều 16, thường là có sự đồng ý của người liên quan.
- Thông tin liên quan đến đời sống, sinh hoạt, sản xuất, kinh doanh của chính người yêu cầu.
- Thông tin khác mà cơ quan có thể cung cấp để bảo vệ lợi ích công cộng, sức khỏe cộng đồng.
Nhóm 3 là nhóm hữu ích nhất trong tranh chấp hành chính. Biên bản kiểm đếm tài sản trên đất của bạn, phương án bồi thường cho thửa đất của bạn, biên bản kiểm tra công trình của bạn đều là thông tin liên quan đến đời sống, sản xuất của bạn.
Thông tin không được tiếp cận
| Loại thông tin | Căn cứ |
| Bí mật nhà nước (trừ khi đã giải mật) | khoản 1 Điều 15 |
| Đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình, dữ liệu cá nhân của người khác (trừ khi đủ điều kiện tại Điều 16) | khoản 2 Điều 15 |
| Bí mật kinh doanh (trừ khi chủ sở hữu đồng ý) | khoản 3 Điều 15 |
| Thông tin nếu cung cấp sẽ gây nguy hại đến lợi ích Nhà nước, quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội, tính mạng, tài sản của người khác | khoản 4 Điều 15 |
| Bí mật công tác do cơ quan xác định theo quy định | khoản 5 Điều 15 |
| Thông tin về cuộc họp nội bộ; tài liệu soạn thảo cho công việc nội bộ | khoản 6 Điều 15 |
Khoản 6 là căn cứ mà cơ quan hay dùng nhất để từ chối, và cũng hay bị dùng quá rộng. Biên bản họp nội bộ hay dự thảo tờ trình thì đúng là nội bộ. Nhưng quyết định đã ký, biên bản lập với bạn, kết quả đo đạc đã dùng để ra quyết định thì không phải “tài liệu soạn thảo cho công việc nội bộ”. Khi bị từ chối theo khoản 6, hãy đề nghị cơ quan chỉ rõ tài liệu nào là nội bộ và vì sao.
Hồ sơ chứa cả phần được và phần không được tiếp cận thì cơ quan xem xét cung cấp phần có thể tách được (khoản 4 Điều 10). Đừng chấp nhận lời từ chối cả hồ sơ chỉ vì trong đó có một trang chứa thông tin cá nhân của người khác.
Cách gửi yêu cầu
Khoản 1 Điều 24 cho phép yêu cầu trực tiếp hoặc qua người đại diện, theo một trong ba hình thức: tại cơ quan; qua bưu chính; qua mạng Internet, bao gồm thư điện tử, cổng, trang thông tin điện tử, cổng dữ liệu, Cổng dịch vụ công quốc gia, ứng dụng di động hoặc nền tảng số do cơ quan công bố.
Trình tự, thủ tục và mẫu văn bản được quy định tại Nghị định 337/2026/NĐ-CP, có hiệu lực cùng ngày với Luật (01/9/2026) và thay thế Nghị định 13/2018/NĐ-CP (khoản 2, khoản 3 Điều 15 Nghị định 337/2026/NĐ-CP). Hồ sơ yêu cầu là Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin theo Mẫu số 01a, hoặc Mẫu số 01b khi nhiều người yêu cầu thông qua tổ chức, doanh nghiệp (khoản 2 Điều 10). Nếu yêu cầu thông tin tiếp cận có điều kiện tại khoản 1, khoản 2 Điều 16 Luật Tiếp cận thông tin 2026, phải kèm văn bản chấp thuận của cá nhân, tổ chức liên quan theo Mẫu số 06 (khoản 1 Điều 26 Luật; khoản 2 Điều 10 Nghị định 337/2026/NĐ-CP).
Mẫu số 01a có 10 mục. Các mục quyết định việc yêu cầu có được giải quyết nhanh hay không là:
- Số căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID. Cơ quan sẽ đối chiếu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, chỉ yêu cầu xuất trình giấy tờ khi không khai thác được (khoản 3 Điều 10 Nghị định 337/2026/NĐ-CP).
- Người được ủy quyền, người đại diện, nếu có. Theo chú thích của mẫu, cha, mẹ, vợ, chồng, con được ủy quyền thì không cần văn bản ủy quyền.
- Tên văn bản, hồ sơ, tài liệu cần cung cấp, càng cụ thể càng tốt: số, ngày, cơ quan ban hành, hoặc mô tả đủ để xác định.
- Lý do, mục đích yêu cầu. Nếu yêu cầu thông tin thuộc nhóm 3 Điều 23 thì nêu rõ thông tin liên quan đến đời sống, sản xuất của mình thế nào.
- Yêu cầu lần đầu hay đã yêu cầu trước đó. Mục này liên quan đến căn cứ từ chối khi thông tin đã được cung cấp hai lần.
- Số lượng bản sao và phương thức nhận: tại chỗ, qua bưu chính, thư điện tử, Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc nền tảng số khác.
Phiếu thiếu nội dung thì cơ quan tiếp nhận phải hướng dẫn bổ sung (đoạn 2 khoản 2 Điều 10 Nghị định 337/2026/NĐ-CP), không được trả lại mà không nói gì.
Đến trụ sở cơ quan, bạn được dùng điện thoại di động và phương tiện kỹ thuật cá nhân để sao, chụp, tải về văn bản, hồ sơ, trừ khi pháp luật có quy định khác (khoản 2 Điều 24). Việc sao chụp diễn ra dưới sự hướng dẫn, giám sát của cơ quan (khoản 5 Điều 10 Nghị định 337/2026/NĐ-CP). Quy định này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí sao chụp khi hồ sơ dày.
Thời hạn và chi phí
| Việc | Thời hạn | Căn cứ |
| Thông tin đơn giản, có sẵn | Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ; yêu cầu tại trụ sở thì tạo điều kiện sao, chụp hoặc cung cấp ngay | điểm a khoản 4 Điều 10 Nghị định 337/2026/NĐ-CP |
| Thông tin phức tạp, không có sẵn, phải tập hợp từ nhiều bộ phận hoặc lấy ý kiến cơ quan khác | Trong 12 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cung cấp hoặc thông báo từ chối | khoản 3 Điều 26 Luật; điểm b khoản 4 Điều 10 Nghị định 337/2026/NĐ-CP |
| Gia hạn khi cần thêm thời gian tìm kiếm, phân tách, sao chép | Tối đa thêm 12 ngày, phải thông báo bằng văn bản trước khi hết thời hạn cung cấp | khoản 3 Điều 26 Luật; điểm c khoản 4 Điều 10 Nghị định 337/2026/NĐ-CP |
| Cơ quan tự phát hiện thông tin đã cung cấp sai, thiếu | Đính chính, bổ sung trong 05 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện | khoản 1 Điều 28 |
| Trả lời khi bạn cho rằng thông tin sai, thiếu | Chậm nhất 10 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu | khoản 2 Điều 28 |
Thời hạn 03 ngày tính theo ngày làm việc, còn thời hạn 12 ngày tính theo ngày. Cơ quan không thể xếp mọi yêu cầu vào diện “phức tạp” để dùng thời hạn dài: một quyết định đã ký, đang lưu tại chính cơ quan đó là thông tin có sẵn. Việc cung cấp không mất phí, lệ phí; bạn chỉ trả chi phí thực tế in, sao, chụp, gửi (Điều 25), và phải trả trước khi được cung cấp (khoản 1 Điều 14 Nghị định 337/2026/NĐ-CP). Thông tin thuộc diện phải công khai mà cơ quan chưa công khai, hoặc bạn không tiếp cận được vì bất khả kháng, thì không mất cả chi phí này (đoạn 2 khoản 2 Điều 25). Mức chi phí cụ thể do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.
Lưu ý chuyển tiếp: yêu cầu gửi trước 01/9/2026 mà chưa được giải quyết thì tiếp tục giải quyết theo Luật Tiếp cận thông tin 2016 (khoản 4 Điều 31).
Khi bị từ chối
Cơ quan chỉ được từ chối trong sáu trường hợp tại Điều 27: thông tin thuộc Điều 15 hoặc chưa đủ điều kiện tại Điều 16; thông tin đã được công khai theo Điều 17 (trừ các trường hợp tại khoản 1 Điều 23); thông tin không thuộc trách nhiệm cung cấp; thông tin đã cung cấp hai lần cho chính người yêu cầu mà không có lý do chính đáng; yêu cầu vượt quá khả năng hoặc ảnh hưởng hoạt động bình thường của cơ quan; người yêu cầu không thanh toán chi phí thực tế.
Việc từ chối phải bằng văn bản và nêu rõ lý do (khoản 2 Điều 26). Cố ý trì hoãn cung cấp thông tin, không cung cấp thông tin theo quy định là hành vi bị cấm (khoản 1 Điều 5), và người vi phạm có thể bị kỷ luật, xử phạt; gây thiệt hại thì phải bồi thường (Điều 6).
Người yêu cầu có quyền khiếu nại, khởi kiện đối với cơ quan, người có trách nhiệm cung cấp thông tin, và tố cáo hành vi vi phạm pháp luật về tiếp cận thông tin (Điều 13). Thủ tục theo pháp luật về khiếu nại, tố cáo, tố tụng hành chính. Văn bản từ chối hoặc việc không trả lời khi đã quá thời hạn, kể cả thời gian gia hạn nếu có, là quyết định, hành vi hành chính có thể bị khiếu nại theo bài khiếu nại hành chính, hoặc khởi kiện theo bài khởi kiện vụ án hành chính.
Dùng thông tin cho khiếu nại, khởi kiện
Luật Tiếp cận thông tin không phải là kênh duy nhất để lấy tài liệu khi đang tranh chấp. Có ba kênh, và nên dùng đúng kênh theo giai đoạn:
| Giai đoạn | Kênh | Căn cứ |
| Trước khi khiếu nại, khởi kiện | Yêu cầu cung cấp thông tin | Luật Tiếp cận thông tin 2026 |
| Đang khiếu nại | Đọc, sao chụp tài liệu người giải quyết thu thập; yêu cầu cơ quan đang giữ tài liệu cung cấp trong 07 ngày | điểm d, điểm đ khoản 1 Điều 12 Luật Khiếu nại |
| Đang khởi kiện | Đề nghị Tòa án yêu cầu cơ quan cung cấp tài liệu; xem tài liệu tại phiên họp công khai chứng cứ | Luật Tố tụng hành chính 2015; xem bài đối thoại trong vụ án hành chính |
Trong thực tế, chúng tôi thường gửi yêu cầu cung cấp thông tin trước khi nộp đơn khiếu nại hoặc đơn khởi kiện, vì có tài liệu trong tay thì đơn viết đúng điểm sai hơn. Nhưng không để việc chờ thông tin làm lỡ thời hiệu. Thời hiệu khởi kiện 01 năm tại Điều 116 Luật TTHC không dừng lại khi bạn đang chờ cơ quan trả lời yêu cầu cung cấp thông tin. Nếu sắp hết hạn, hãy nộp đơn trước với tài liệu đang có và đề nghị bổ sung sau.
Tình huống tư vấn
Ông D. bị thu hồi 1.200 m² đất trồng cây lâu năm. Ông nhận quyết định thu hồi và thông báo số tiền bồi thường, nhưng không được giao biên bản kiểm đếm cây trồng. Ông nghi số cây bị đếm thiếu.
Chúng tôi gửi văn bản yêu cầu cung cấp thông tin đến đơn vị đầu mối của UBND xã, theo điểm e khoản 2 Điều 10 Luật Tiếp cận thông tin 2026, yêu cầu bản sao biên bản kiểm đếm thửa đất số…, bảng tính giá trị bồi thường cây trồng của hộ ông và quyết định phê duyệt phương án. Văn bản nêu rõ đây là thông tin liên quan trực tiếp đến sản xuất của người yêu cầu theo khoản 3 Điều 23.
Ngày thứ 12, đơn vị đầu mối của UBND xã trả lời cung cấp quyết định phê duyệt phương án nhưng từ chối biên bản kiểm đếm, viện dẫn khoản 6 Điều 15 là “tài liệu nội bộ”. Chúng tôi gửi văn bản thứ hai chỉ ra biên bản kiểm đếm là văn bản lập với chính hộ ông D., có chữ ký của đại diện hộ, không phải tài liệu soạn thảo cho công việc nội bộ. Đồng thời chuẩn bị đơn khiếu nại hành vi từ chối. Tám ngày sau, biên bản được cung cấp. Đối chiếu cho thấy 64 cây không được ghi nhận, và đây trở thành nội dung chính của đơn khiếu nại phương án bồi thường.
Câu hỏi thường gặp
Yêu cầu cung cấp thông tin có cần nêu lý do không?
Luật không bắt buộc nêu lý do với thông tin công dân được tiếp cận. Nhưng với thông tin liên quan đến đời sống, sản xuất của chính bạn theo khoản 3 Điều 23, nên nêu mối liên hệ để cơ quan không xếp vào nhóm khác.
Có được yêu cầu cung cấp thông tin qua email không?
Có. Điểm c khoản 1 Điều 24 Luật Tiếp cận thông tin 2026 cho phép yêu cầu qua thư điện tử, cổng thông tin điện tử, Cổng dịch vụ công quốc gia và các nền tảng số do cơ quan công bố. Hãy dùng địa chỉ mà cơ quan đã công bố cho việc này.
Doanh nghiệp có được yêu cầu cung cấp thông tin không?
Luật trao quyền cho công dân. Nhiều người trong một doanh nghiệp có cùng yêu cầu có thể yêu cầu thông qua doanh nghiệp (khoản 2 Điều 29). Khi đó doanh nghiệp cử người đại diện, lập danh sách cá nhân có yêu cầu và gửi Phiếu theo Mẫu số 01b (Điều 11 Nghị định 337/2026/NĐ-CP). Doanh nghiệp là đương sự trong vụ việc hành chính còn có các quyền theo Luật Khiếu nại, Luật Tố tụng hành chính.
Cơ quan nói thông tin đã đăng trên cổng thông tin nên không cung cấp thì sao?
Thông tin đã được công khai theo Điều 17 là căn cứ từ chối (khoản 2 Điều 27). Trừ khi thông tin đã hết thời hạn công khai, đang trong thời hạn nhưng chưa thực sự công khai, hoặc bạn không thể tiếp cận vì bất khả kháng (khoản 1 Điều 23). Hãy kiểm tra đường dẫn cơ quan đưa ra có đúng tài liệu bạn cần không.
Quá thời hạn không có trả lời thì làm gì?
Xác định thông tin bạn yêu cầu là loại có sẵn (03 ngày làm việc) hay phức tạp (12 ngày), rồi kiểm tra xem có văn bản gia hạn không. Nếu không, việc không cung cấp là hành vi hành chính có thể khiếu nại hoặc khởi kiện theo Điều 13. Gửi văn bản đề nghị trả lời kèm bằng chứng ngày gửi yêu cầu trước, rồi chuyển sang khiếu nại nếu vẫn không có kết quả.
Thông tin được cung cấp có dùng làm chứng cứ trước Tòa án được không?
Văn bản do cơ quan nhà nước cung cấp là nguồn chứng cứ quan trọng, đặc biệt khi có dấu, chữ ký hoặc xác thực điện tử. Tòa án đánh giá giá trị chứng cứ theo Luật Tố tụng hành chính. Lưu ý không làm sai lệch nội dung thông tin đã được cung cấp (điểm b khoản 2 Điều 8 Luật Tiếp cận thông tin 2026).
Trong tranh chấp với cơ quan nhà nước, ai nắm tài liệu thường nắm phần thắng. Nếu bạn cần soạn yêu cầu cung cấp thông tin, phản đối việc từ chối hoặc chuyển tài liệu thu được thành căn cứ khiếu nại, khởi kiện, luật sư hành chính của chúng tôi có thể hỗ trợ.
