Mẫu đơn khiếu nại và cách viết để được thụ lý
“Tôi có cần viết đúng mẫu của Nhà nước không, hay viết tay cũng được?” Câu hỏi này chúng tôi nghe gần như mỗi tuần. Câu trả lời ngắn là viết tay vẫn được, miễn có đủ nội dung luật yêu cầu và có chữ ký. Nhưng từ ngày 01/7/2026, Mẫu số 01 đơn khiếu nại đã được thay bằng mẫu mới ban hành kèm Nghị định 155/2026/NĐ-CP. Mẫu mới yêu cầu ghi số căn cước, số định danh cá nhân, ghi rõ khiếu nại lần đầu hay lần hai. Dùng đúng mẫu không làm đơn thắng hơn, nhưng giúp đơn không bị trả về chỉ vì thiếu một dòng thông tin.
Tóm tắt
- Đơn khiếu nại phải có ngày tháng năm; tên, địa chỉ người khiếu nại; tên, địa chỉ cơ quan, người bị khiếu nại; nội dung, lý do; tài liệu liên quan; yêu cầu giải quyết; và chữ ký hoặc điểm chỉ (khoản 2 Điều 8 Luật KN).
- Mẫu số 01 hiện hành là mẫu ban hành kèm Nghị định 155/2026/NĐ-CP, thay mẫu cũ của Nghị định 124/2020/NĐ-CP (khoản 1 Điều 20 Nghị định 155/2026/NĐ-CP; nội dung đã hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 03/VBHN-NĐ-TTCP ngày 30/9/2026).
- Đơn không ký hoặc không điểm chỉ thì không được thụ lý (khoản 5 Điều 11 Luật KN).
- Ủy quyền khiếu nại phải lập thành văn bản theo Mẫu số 02; văn bản ủy quyền của cá nhân phải công chứng hoặc chứng thực (khoản 3 Điều 5 Nghị định 124/2020/NĐ-CP sửa đổi).
- Đơn nhiều người phải có chữ ký của từng người và văn bản cử người đại diện, nếu thiếu thì không được thụ lý (khoản 1 Điều 16 Nghị định 124/2020/NĐ-CP sửa đổi).
Nội dung bắt buộc của đơn khiếu nại
Khoản 2 Điều 8 Luật Khiếu nại 2011 (Luật KN, sửa đổi, bổ sung bởi Luật 136/2025/QH15, Văn bản hợp nhất số 28/VBHN-VPQH ngày 13/3/2026) đặt ra bộ nội dung tối thiểu. Mẫu số 01 kèm Nghị định 155/2026/NĐ-CP sắp xếp lại thành năm mục và bổ sung yêu cầu về giấy tờ tùy thân.
| Mục trong Mẫu số 01 | Cần ghi gì | Lỗi hay gặp |
| Kính gửi | Tên cơ quan, người có thẩm quyền giải quyết | Gửi cấp trên thay vì người đã ký quyết định ở lần đầu |
| 1. Thông tin người khiếu nại | Họ tên, địa chỉ, số căn cước hoặc định danh cá nhân, hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp. Nhiều người thì ghi từng người. Tổ chức thì ghi tên và người đại diện | Ghi địa chỉ thường trú cũ, không nhận được thông báo |
| 2. Người được ủy quyền (nếu có) | Họ tên, địa chỉ, giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền | Có ủy quyền nhưng không kèm giấy ủy quyền |
| 3. Cơ quan, người bị khiếu nại | Tên, địa chỉ cơ quan; họ tên cá nhân | Chỉ ghi “UBND” mà không ghi chức danh người ký |
| 4. Khiếu nại về việc | Ghi rõ lần đầu hay lần hai, đối với quyết định hay hành vi gì | Không phân biệt lần đầu, lần hai |
| 5. Nội dung khiếu nại | Nội dung, cơ sở và yêu cầu giải quyết | Kể dài, không có yêu cầu cụ thể |
| Ký tên | Chữ ký hoặc điểm chỉ, ghi rõ họ tên; nhiều người thì từng người ký | Ký thay cho người khác |
Mẫu đơn khiếu nại tham khảo
Dưới đây là cách chúng tôi thường dựng đơn dựa trên Mẫu số 01, với phần chú thích cách điền.
Mẫu chính thức không có dòng số điện thoại, nhưng chúng tôi luôn thêm vào. Cán bộ xác minh thường gọi điện hẹn làm việc, và một cuộc gọi không liên lạc được có thể biến thành biên bản “người khiếu nại không hợp tác”.
Viết phần nội dung khiếu nại thế nào cho có sức nặng
Mục 5 là phần quyết định số phận lá đơn. Ghi chú (6) của Mẫu số 01 yêu cầu ghi rõ nội dung, cơ sở của việc khiếu nại và yêu cầu giải quyết. Trong thực tế, đơn của người dân thường dài ba, bốn trang kể lại hoàn cảnh nhưng không chỉ ra quyết định sai ở chỗ nào.
Chúng tôi viết phần này theo bốn lớp. Lớp đầu tiên là thẩm quyền: người ký có đúng thẩm quyền không, có ký thay, ký thừa ủy quyền hợp lệ không. Lớp thứ hai là trình tự: các bước bắt buộc trước khi ban hành có được thực hiện không, chẳng hạn thông báo, lập biên bản, lấy ý kiến. Lớp thứ ba là căn cứ pháp lý: văn bản được viện dẫn còn hiệu lực không, có áp dụng đúng điều khoản không. Lớp thứ tư mới đến nội dung và số liệu: diện tích, số tiền, mức phạt có đúng với thực tế không. Đây cũng chính là bốn điểm mà người giải quyết phải tự kiểm tra lại theo Điều 17 Nghị định 124/2020/NĐ-CP, nên đơn viết theo cấu trúc này đỡ cho cán bộ thụ lý một bước.
Phần yêu cầu nên cụ thể đến mức người đọc biết ngay quyết định giải quyết phải ghi gì nếu chấp nhận. “Đề nghị xem xét lại” là yêu cầu yếu. “Đề nghị hủy khoản 2 Điều 1 Quyết định số 125/QĐ-UBND, xác định lại diện tích thu hồi là 87,5 m2” là yêu cầu mạnh.
Hồ sơ kèm theo và cách nộp
Luật không quy định danh mục hồ sơ cứng, nhưng tối thiểu nên có bản sao quyết định bị khiếu nại hoặc tài liệu chứng minh hành vi bị khiếu nại, giấy tờ chứng minh quyền lợi của bạn, và bằng chứng về điểm sai. Không nộp bản gốc. Nếu buộc phải xuất trình bản gốc, đề nghị cán bộ ghi nhận bằng biên bản giao nhận.
Có ba cách nộp: nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp công dân hoặc văn thư, gửi qua bưu chính, hoặc khiếu nại trực tiếp để cán bộ ghi lại thành văn bản cho bạn ký (khoản 3 Điều 8 Luật KN, khoản 2 Điều 3 Nghị định 124/2020/NĐ-CP). Dù chọn cách nào, hãy giữ bằng chứng ngày nộp: giấy biên nhận, phiếu chuyển phát có báo phát, hoặc bản sao đơn có dấu đến. Ngày này dùng để tính thời hiệu 90 ngày và thời hạn 07 ngày làm việc phải thụ lý. Cách tính chi tiết có trong bài thời hiệu khiếu nại.
Không nên gửi một đơn cho nhiều nơi cùng lúc. Theo điểm b khoản 2 Điều 6 Thông tư 05/2021/TT-TTCP, đơn gửi nhiều cơ quan, trong đó có cơ quan có thẩm quyền, bị xếp vào loại không đủ điều kiện xử lý ở những nơi không có thẩm quyền. Cơ quan không có thẩm quyền cũng chỉ hướng dẫn một lần (khoản 1 Điều 8 Thông tư 05/2021/TT-TTCP).
Đơn khiếu nại lần hai cần thêm gì
Khi khiếu nại lần hai, đơn phải gửi kèm quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu (nếu có) và tài liệu liên quan (khoản 1 Điều 33 Luật KN). Mục 4 ghi “Khiếu nại lần hai đối với Quyết định giải quyết khiếu nại số …”. Nếu lần đầu quá hạn mà không được giải quyết, đơn phải nêu rõ lý do và kèm tài liệu về việc đã nộp đơn lần đầu, như phiếu báo phát hay thông báo thụ lý (khoản 2 Điều 4 Nghị định 124/2020/NĐ-CP). Thời hạn và chiến lược lần hai xem bài khiếu nại lần 2.
Đơn nhiều người cùng khiếu nại
Khi nhiều người cùng khiếu nại một nội dung bằng đơn, đơn phải ghi đủ thông tin và chữ ký của những người khiếu nại, đồng thời cử người đại diện (điểm b khoản 4 Điều 8 Luật KN). Người đại diện phải là một trong những người khiếu nại (khoản 1 Điều 6 Nghị định 124/2020/NĐ-CP).
Số người đại diện nay được dẫn chiếu sang Điều 29 Luật Tiếp công dân 2013 (Văn bản hợp nhất số 30/VBHN-VPQH ngày 13/3/2026) theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 124/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Điều 4 Nghị định 155/2026/NĐ-CP:
| Số người khiếu nại | Số người đại diện |
| Từ 05 đến 10 người | 01 hoặc 02 người |
| Trên 10 người | Có thể cử thêm, nhưng không quá 05 người |
Văn bản cử đại diện phải có ngày tháng năm, họ tên, địa chỉ người đại diện, nội dung và phạm vi được đại diện, chữ ký hoặc điểm chỉ của những người khiếu nại (khoản 2 Điều 7 Nghị định 124/2020/NĐ-CP). Đơn thiếu văn bản này sẽ không được thụ lý theo khoản 1 Điều 16 Nghị định 124/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Điều 10 Nghị định 155/2026/NĐ-CP.
Kinh nghiệm của chúng tôi: lập riêng một bảng danh sách người khiếu nại có cột số căn cước và cột ký tên, đóng thành phụ lục của đơn. Mỗi người nên ký vào cả đơn lẫn văn bản cử đại diện. Ai ký hộ người khác là rủi ro cho cả nhóm.
Giấy ủy quyền khiếu nại
Người khiếu nại có thể tự mình khiếu nại hoặc ủy quyền cho luật sư, trợ giúp viên pháp lý hoặc người khác có năng lực hành vi dân sự đầy đủ (khoản 1 Điều 5 Nghị định 124/2020/NĐ-CP, điểm a, b khoản 1 Điều 12 Luật KN). Từ 01/7/2026, khoản 3 Điều 5 Nghị định 124/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Điều 3 Nghị định 155/2026/NĐ-CP) quy định:
- Ủy quyền phải lập thành văn bản theo Mẫu số 02.
- Văn bản ủy quyền của cá nhân phải công chứng hoặc chứng thực.
- Văn bản ủy quyền của tổ chức do người có thẩm quyền ký và đóng dấu (nếu có).
- Được ủy quyền cho một hoặc nhiều người về các nội dung khác nhau, nhưng không được ủy quyền một nội dung cho nhiều người.
Có một chi tiết cần theo dõi. Khoản 2 Điều 21 Nghị định 155/2026/NĐ-CP quy định yêu cầu công chứng văn bản ủy quyền khiếu nại của cá nhân hết hiệu lực từ ngày 01/01/2027. Đến mốc đó, chúng tôi khuyến nghị vẫn chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã cho chắc chắn, trừ khi có hướng dẫn khác.
Ghi chú (1) Mẫu số 02 yêu cầu ghi rõ ủy quyền toàn bộ hay một số nội dung. Nếu ủy quyền một phần, ví dụ chỉ để tham gia đối thoại, phải ghi cụ thể. Một giấy ủy quyền chung chung “thay mặt tôi giải quyết mọi việc” dễ bị coi là chưa rõ phạm vi, dẫn đến khoản 4 Điều 11 Luật KN: người đại diện không hợp pháp thì khiếu nại không được thụ lý.
Đơn rút khiếu nại
Rút khiếu nại được làm bằng đơn hoặc bằng biên bản ghi nhận ý kiến khi làm việc với người giải quyết hoặc người xác minh, phải có chữ ký hoặc điểm chỉ của người khiếu nại (khoản 1 Điều 10 Luật KN). Đơn rút nên ghi rõ rút toàn bộ hay một phần, phần nào. Phần đã rút không được xem xét lại, trừ khi chứng minh bị ép buộc, đe dọa (khoản 3 Điều 10 Luật KN). Trường hợp nhiều người khiếu nại, ai rút thì người đó mất quyền của người khiếu nại, những người còn lại vẫn được giải quyết tiếp (Điều 7a Nghị định 124/2020/NĐ-CP).
Những lỗi khiến đơn bị trả hoặc không thụ lý
| Lỗi hay gặp | Hệ quả | Căn cứ |
| Không ký hoặc điểm chỉ | Không thụ lý | khoản 5 Điều 11 Luật KN |
| Người đại diện, người được ủy quyền không hợp pháp | Không thụ lý | khoản 4 Điều 11 Luật KN |
| Đơn nhiều người thiếu chữ ký hoặc thiếu văn bản cử đại diện | Không thụ lý | khoản 1 Điều 16 Nghị định 124/2020/NĐ-CP |
| Viết bằng tiếng nước ngoài không kèm bản dịch công chứng | Đơn không đủ điều kiện xử lý | điểm a khoản 2 Điều 6 Thông tư 05/2021/TT-TTCP |
| Gửi sai cơ quan | Được hướng dẫn một lần, thời hiệu vẫn chạy | khoản 1 Điều 8 Thông tư 05/2021/TT-TTCP |
| Lời lẽ xúc phạm, chữ tẩy xóa không đọc được | Đơn không đủ điều kiện xử lý | điểm b khoản 2 Điều 6 Thông tư 05/2021/TT-TTCP |
| Trộn khiếu nại với tố cáo trong một đơn | Bị hướng dẫn tách đơn | Điều 21 Thông tư 05/2021/TT-TTCP |
Về điểm cuối, nếu sự việc có cả yếu tố tố cáo, xem bài phân biệt khiếu nại và tố cáo để tách đúng.
Tình huống tư vấn
Bảy hộ dân ở một thôn cùng nhận quyết định phê duyệt phương án bồi thường của Chủ tịch UBND xã, trong đó đơn giá cây trồng thấp hơn bảng giá của tỉnh. Họ tự soạn một đơn chung, một người đứng tên, sáu người còn lại ký vào cuối đơn mà không ghi số căn cước. Đơn được trả lại kèm thông báo không thụ lý theo Mẫu số 04 với lý do thiếu văn bản cử người đại diện.
Khi họ tìm đến chúng tôi, thời hiệu đã trôi qua hơn 50 ngày. Chúng tôi làm lại hồ sơ trong hai ngày: đơn theo Mẫu số 01, mục 1 ghi đủ thông tin bảy người; một văn bản cử hai người đại diện (đúng mức tối đa cho nhóm từ 05 đến 10 người) có chữ ký của cả bảy; phụ lục so sánh đơn giá cây trồng trong phương án với quyết định ban hành bảng giá của UBND tỉnh. Đơn nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa, có giấy biên nhận. Lần này đơn được thụ lý vào ngày làm việc thứ năm.
Câu hỏi thường gặp
Viết đơn khiếu nại tay có được không?
Có thể gửi đơn khiếu nại qua email hoặc Cổng dịch vụ công không?
Luật KN chỉ quy định hai hình thức là đơn và khiếu nại trực tiếp (khoản 1 Điều 8). Điều 30a Nghị định 124/2020/NĐ-CP (bổ sung bởi Nghị định 155/2026/NĐ-CP) mới đặt ra việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, cập nhật dữ liệu giải quyết khiếu nại trên Cơ sở dữ liệu quốc gia, chưa quy định thủ tục nộp đơn điện tử. Việc nhận đơn qua cổng trực tuyến vì vậy tùy từng cơ quan đã triển khai hay chưa. Nếu gửi trực tuyến, hãy lưu ảnh chụp màn hình xác nhận gửi và mã hồ sơ, và nên gửi thêm bản giấy qua bưu chính.
Người già không biết chữ thì làm đơn thế nào?
Người khiếu nại có thể điểm chỉ thay chữ ký. Họ cũng có thể đến khiếu nại trực tiếp; cán bộ tiếp nhận phải ghi lại nội dung, đọc lại và cho người khiếu nại điểm chỉ xác nhận (khoản 3 Điều 8 Luật KN). Người ốm đau, già yếu còn được ủy quyền cho cha mẹ, vợ chồng, anh chị em ruột, con đã thành niên hoặc người khác (điểm a khoản 1 Điều 12 Luật KN).
Ủy quyền cho luật sư có cần công chứng không?
Theo khoản 3 Điều 5 Nghị định 124/2020/NĐ-CP sửa đổi, văn bản ủy quyền khiếu nại của cá nhân phải công chứng hoặc chứng thực, kể cả khi người được ủy quyền là luật sư. Luật sư cần xuất trình thêm thẻ luật sư khi làm việc.
Đơn khiếu nại có cần ghi căn cứ pháp luật không?
Luật không bắt buộc, nhưng ghi chú (6) Mẫu số 01 yêu cầu ghi “cơ sở của việc khiếu nại”. Đơn có viện dẫn điều khoản cụ thể buộc người giải quyết phải trả lời đúng vào điểm đó trong quyết định, thay vì kết luận chung chung.
Đơn gửi sai cơ quan có bị mất thời hiệu không?
Cơ quan nhận sai sẽ hướng dẫn bạn gửi đúng nơi, nhưng thời hiệu 90 ngày vẫn tính từ ngày bạn nhận quyết định. Thời gian gửi nhầm không được loại trừ, trừ khi chứng minh được trở ngại khách quan theo Điều 9 Luật KN. Vì vậy, xác định đúng người giải quyết ngay từ đầu quan trọng hơn hình thức đơn.
Một lá đơn khiếu nại được thụ lý ngay từ lần nộp đầu tiên giúp bạn giữ trọn thời gian cho phần việc chính. Nếu cần soạn đơn, lập văn bản cử đại diện cho nhóm hộ dân hoặc nhận ủy quyền đi đối thoại, hãy liên hệ luật sư hành chính của chúng tôi.
