Phiên tòa sơ thẩm vụ án hành chính và việc chuẩn bị của đương sự
Người khởi kiện lần đầu tham gia vào buổi xét xử vụ án hành chính thường lo nhất về chuyện phải nói gì tại phiên tòa. Thực tế, phần nói chỉ chiếm một phần nhỏ. Phần lớn kết quả đã được quyết định từ những gì có trong hồ sơ trước ngày mở phiên tòa, và từ việc người khởi kiện có mặt đúng lúc hay không.
Tóm tắt
- Tòa án phải mở phiên tòa trong 20 ngày kể từ ngày có quyết định đưa vụ án ra xét xử, có lý do chính đáng thì không quá 30 ngày (Điều 149 Luật TTHC).
- Người khởi kiện vắng mặt lần thứ hai không có lý do chính đáng, không có người đại diện và không có đơn xin xét xử vắng mặt thì bị coi là từ bỏ việc khởi kiện; Tòa án đình chỉ vụ án (điểm a khoản 2 Điều 157). Người bị kiện vắng mặt lần thứ hai thì Tòa án xét xử vắng mặt họ (điểm b khoản 2 Điều 157).
- Tại phiên tòa chỉ được bổ sung chứng cứ trong giới hạn của khoản 2 Điều 133: tài liệu Tòa án chưa từng yêu cầu, hoặc tài liệu đã được yêu cầu nhưng có lý do chính đáng cho việc chậm nộp.
- Hội đồng xét xử xem xét cả hình thức, nội dung, thẩm quyền, trình tự, thời hạn ban hành quyết định; nghị án có thể kéo dài đến 05 ngày làm việc (Điều 191).
- Vụ án đơn giản có thể giải quyết theo thủ tục rút gọn: một Thẩm phán xét xử, mở phiên tòa trong 10 ngày kể từ quyết định đưa ra xét xử, kháng cáo trong 07 ngày (Điều 246 đến Điều 251).
Từ quyết định đưa vụ án ra xét xử đến ngày mở phiên tòa
Khi không đối thoại thành và hồ sơ đã đủ, Thẩm phán ra quyết định đưa vụ án ra xét xử theo Điều 146 Luật Tố tụng hành chính 2015 (Luật TTHC, Văn bản hợp nhất số 13/VBHN-VPQH ngày 06/02/2026). Quyết định ghi ngày, giờ, địa điểm, xét xử công khai hay kín, tên những người tham gia, nội dung khởi kiện, họ tên Thẩm phán, Hội thẩm, Thư ký, Kiểm sát viên và người dự khuyết. Quyết định gửi ngay cho đương sự và Viện kiểm sát.
Hội đồng xét xử sơ thẩm gồm một Thẩm phán và hai Hội thẩm nhân dân. Với khiếu kiện quyết định, hành vi của UBND cấp tỉnh, Chủ tịch UBND cấp tỉnh liên quan đến nhiều đối tượng, hoặc vụ án phức tạp, Hội đồng có thể gồm hai Thẩm phán và ba Hội thẩm (Điều 154). Nhận quyết định đưa vụ án ra xét xử, đương sự nên kiểm tra ngay danh sách người tiến hành tố tụng. Nếu có căn cứ cho rằng ai đó không vô tư, đây là lúc chuẩn bị đề nghị thay đổi, vì tại phiên tòa Chủ tọa sẽ hỏi câu này ngay sau khai mạc (khoản 6 Điều 169).
Thời gian giữa quyết định và phiên tòa, tối đa 20 hoặc 30 ngày, là để hoàn thiện ba việc:
| Việc cần chuẩn bị | Nội dung | Căn cứ liên quan |
| Bản trình bày yêu cầu | Từng yêu cầu khởi kiện, căn cứ pháp luật, chứng cứ tương ứng, đã đánh số trang theo hồ sơ | Điều 175, Điều 176 |
| Danh sách câu hỏi | Câu hỏi cho người bị kiện, người liên quan, người làm chứng, nhắm vào điểm mâu thuẫn | Điều 177, Điều 179 |
| Bộ văn bản pháp luật đối chiếu | Văn bản có hiệu lực tại thời điểm ban hành quyết định bị kiện, và văn bản hiện hành nếu có thay đổi | điểm b, c khoản 3 Điều 191 |
Nếu có tài liệu mới chưa nộp, cần cân nhắc ngay có được nhận tại phiên tòa không. Khoản 2 Điều 133 chỉ cho nộp tại phiên tòa những tài liệu Tòa án chưa từng yêu cầu hoặc tài liệu đương sự không thể biết trước đó; tài liệu đã được yêu cầu thì phải chứng minh lý do chậm.
Sự có mặt tại phiên tòa và hậu quả khi vắng mặt
Điều 157 Luật TTHC chia hậu quả theo lần triệu tập và theo vị trí đương sự:
| Người vắng mặt | Triệu tập hợp lệ lần thứ nhất | Triệu tập hợp lệ lần thứ hai, không vì bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan |
| Người khởi kiện (không có người đại diện tham gia) | Hoãn phiên tòa, trừ khi có đơn xin xét xử vắng mặt | Coi là từ bỏ việc khởi kiện; đình chỉ vụ án đối với yêu cầu của người đó; được khởi kiện lại nếu còn thời hiệu |
| Người bị kiện (không có người đại diện tham gia) | Hoãn phiên tòa, trừ khi có đơn xin xét xử vắng mặt | Xét xử vắng mặt |
| Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan không có yêu cầu độc lập | Hoãn, trừ khi có đơn | Xét xử vắng mặt |
| Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có yêu cầu độc lập | Hoãn, trừ khi có đơn | Coi là từ bỏ yêu cầu độc lập; đình chỉ phần đó; được khởi kiện lại nếu còn thời hiệu |
| Người bảo vệ quyền lợi (luật sư) | Hoãn, trừ khi có đơn | Xét xử vắng mặt người bảo vệ |
Hai hệ quả thực tế từ bảng này:
Thứ nhất, người khởi kiện là bên chịu rủi ro lớn nhất khi vắng mặt. Nếu vì việc riêng không thể đến, hãy gửi đơn đề nghị xét xử vắng mặt, hoặc ủy quyền cho người đại diện tham gia (Điều 158). Đơn xin hoãn mà không có lý do bất khả kháng hay trở ngại khách quan không cứu được lần vắng mặt thứ hai.
Thứ hai, việc người bị kiện là Chủ tịch UBND hay Bộ trưởng không đến phiên tòa không làm phiên tòa tê liệt. Luật cho người bị kiện ủy quyền cho cấp phó (khoản 3 Điều 60), và nếu cả cấp phó cũng vắng ở lần triệu tập thứ hai, Tòa án vẫn xét xử dựa trên hồ sơ. Khi cả hai phía đều có đơn xin xét xử vắng mặt hoặc thuộc trường hợp được xét xử vắng mặt, phiên tòa vẫn tiến hành theo trình tự xét xử vắng mặt tại Điều 168: Chủ tọa công bố tóm tắt hồ sơ, Hội đồng thảo luận, Kiểm sát viên phát biểu, rồi nghị án.
Kiểm sát viên vắng mặt thì Hội đồng xét xử vẫn xét xử (khoản 1 Điều 156).
Hoãn phiên tòa
Ngoài trường hợp vắng mặt lần thứ nhất, phiên tòa phải hoãn khi thành viên Hội đồng xét xử, Thư ký hoặc người phiên dịch bị thay đổi mà không có người thay thế ngay, hoặc khi phải giám định lại (khoản 1 Điều 162). Thời hạn hoãn không quá 30 ngày kể từ ngày ra quyết định hoãn, vụ án rút gọn là 15 ngày (khoản 1 Điều 163).
Hoãn khác tạm ngừng. Tạm ngừng phiên tòa xảy ra khi phiên tòa đã bắt đầu, vì lý do sức khỏe, cần xác minh bổ sung chứng cứ, cần kiến nghị sửa văn bản quy phạm pháp luật, hoặc các bên đề nghị tạm ngừng để tự đối thoại. Thời hạn tạm ngừng không quá 30 ngày; hết thời hạn mà lý do chưa khắc phục được thì Hội đồng xét xử tạm đình chỉ vụ án (Điều 187).
Lý do “các bên đề nghị tạm ngừng để tự đối thoại” tại điểm đ khoản 1 Điều 187 đáng để ý. Không ít trường hợp, khi đã ra đến phiên tòa và thấy rõ khả năng thua, phía cơ quan mới đề nghị trao đổi. Cơ chế này cho phép tạm ngừng mà không phải bắt đầu lại từ đầu.
Trình tự phiên tòa
Thủ tục bắt đầu
Chủ tọa khai mạc, đọc quyết định đưa vụ án ra xét xử, kiểm tra sự có mặt và căn cước, phổ biến quyền, nghĩa vụ, giới thiệu Hội đồng xét xử, hỏi về việc thay đổi người tiến hành tố tụng (Điều 169). Sau đó Chủ tọa hỏi người khởi kiện có thay đổi, bổ sung, rút một phần hay toàn bộ yêu cầu không, và hỏi người có yêu cầu độc lập câu tương tự (Điều 172).
Hội đồng chấp nhận việc thay đổi, bổ sung nếu không vượt quá phạm vi yêu cầu khởi kiện ban đầu, và chấp nhận việc rút yêu cầu nếu tự nguyện, đình chỉ phần đã rút (Điều 173). Muốn thêm một yêu cầu mới hoàn toàn tại phiên tòa thì gần như không được. Yêu cầu bồi thường đưa ra lần đầu tại phiên tòa cũng không được giải quyết trong vụ án vì đã quá mốc phiên họp kiểm tra chứng cứ; xem bài bồi thường trong vụ án hành chính.
Tranh tụng: trình bày, hỏi, tranh luận
Tranh tụng gồm trình bày chứng cứ, hỏi, đối đáp, phát biểu quan điểm về chứng cứ, tình tiết và pháp luật áp dụng. Chủ tọa không được hạn chế thời gian tranh tụng, nhưng có quyền cắt ý kiến không liên quan (Điều 175).
Thứ tự trình bày theo Điều 176: Hội đồng xét xử tóm tắt yêu cầu, thông báo kết luận của phiên họp kiểm tra chứng cứ và đối thoại, nêu những vấn đề cần tranh tụng. Sau đó luật sư của người khởi kiện trình bày trước, người khởi kiện bổ sung; tiếp đến phía người bị kiện; cuối cùng là người có quyền lợi liên quan.
Thứ tự hỏi theo Điều 177: người khởi kiện và luật sư hỏi trước, rồi đến phía người bị kiện, người liên quan, người tham gia tố tụng khác, sau đó Chủ tọa, Hội thẩm, cuối cùng là Kiểm sát viên. Câu hỏi với người bị kiện chỉ nhắm vào điểm chưa rõ hoặc mâu thuẫn (khoản 2 Điều 179). Kinh nghiệm của tôi là không hỏi để tranh cãi. Hỏi để buộc phía cơ quan xác nhận những dữ kiện cụ thể: ngày nhận hồ sơ, văn bản căn cứ, người đã ký thay theo ủy quyền nào. Những câu trả lời đó được ghi vào biên bản và có giá trị khi tranh luận.
Sau phần hỏi và công bố tài liệu, các bên tranh luận theo thứ tự tương tự (Điều 188). Lập luận phải dựa vào tài liệu, chứng cứ đã được xem xét tại phiên tòa và kết quả phần hỏi (Điều 189). Nếu một bên vắng mặt, Chủ tọa công bố lời khai, văn bản trình bày của họ để các bên có mặt tranh luận. Cuối cùng, Kiểm sát viên phát biểu về việc tuân theo pháp luật tố tụng và ý kiến về việc giải quyết vụ án (Điều 190).
Nghị án và tuyên án
Theo khoản 3 Điều 191 Luật TTHC, Hội đồng xét xử chỉ căn cứ vào tài liệu đã được kiểm tra tại phiên tòa, kết quả tranh tụng, ý kiến Kiểm sát viên và quy định pháp luật để quyết định sáu nhóm vấn đề:
- Tính hợp pháp và có căn cứ về hình thức, nội dung của quyết định hoặc việc thực hiện hành vi.
- Tính hợp pháp về thẩm quyền, trình tự, thủ tục ban hành.
- Thời hiệu, thời hạn ban hành quyết định hoặc thực hiện hành vi.
- Mối liên hệ giữa quyết định, hành vi với quyền lợi của người khởi kiện và người liên quan.
- Tính hợp pháp của văn bản hành chính có liên quan.
- Bồi thường thiệt hại và vấn đề khác.
Danh sách này cũng là bộ khung tốt nhất để người khởi kiện chuẩn bị bản luận cứ. Mỗi nhóm nên có ít nhất một đoạn, kể cả khi mình cho rằng nhóm đó không có vấn đề.
Vụ án phức tạp, nghị án có thể kéo dài nhưng không quá 05 ngày làm việc kể từ khi kết thúc tranh luận; Hội đồng phải thông báo ngày, giờ tuyên án (khoản 5 Điều 191). Đương sự vắng mặt khi tuyên án thì Hội đồng vẫn tuyên.
Khi cần cơ quan có thẩm quyền xem xét lại một văn bản hành chính liên quan, Hội đồng xét xử có thể tạm ngừng phiên tòa để chờ. Cơ quan đó có 30 ngày để trả lời; quá hạn, Hội đồng áp dụng văn bản của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên để quyết định (khoản 3 Điều 193).
Biên bản phiên tòa và bản án
Biên bản phiên tòa ghi mọi diễn biến, câu hỏi, câu trả lời và phát biểu. Tòa án có thể ghi âm, ghi hình diễn biến phiên tòa. Kiểm sát viên và người tham gia tố tụng có quyền xem biên bản, yêu cầu ghi sửa đổi, bổ sung và ký xác nhận (Điều 166). Biên bản là căn cứ quan trọng nếu sau này kháng cáo, nên đề nghị xem ngay sau phiên tòa.
Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc phiên tòa, đương sự được cấp trích lục bản án; trong 07 ngày kể từ ngày tuyên án, Tòa án phải cấp, gửi bản án (Điều 196). Thời hạn kháng cáo bản án sơ thẩm là 15 ngày kể từ ngày tuyên án; với đương sự vắng mặt có lý do chính đáng thì tính từ ngày nhận hoặc niêm yết bản án (khoản 1 Điều 206). Kháng cáo quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ là 07 ngày (khoản 2 Điều 206).
Đương sự đã tham gia phiên tòa nhưng vắng mặt lúc tuyên án mà không có lý do chính đáng thì thời hạn kháng cáo vẫn tính từ ngày tuyên án. Đây là cái bẫy cho những ai nghĩ “chờ nhận bản án rồi tính”.
Thủ tục rút gọn
Thủ tục rút gọn được áp dụng khi có đủ ba điều kiện: tình tiết đơn giản, tài liệu đầy đủ và Tòa án không phải thu thập thêm; các đương sự đều có địa chỉ rõ ràng; không có đương sự ở nước ngoài, trừ khi họ thỏa thuận đề nghị giải quyết rút gọn (khoản 1 Điều 246).
| Tiêu chí | Thủ tục thông thường | Thủ tục rút gọn |
| Thời hạn chuẩn bị | 04 tháng, gia hạn tối đa 02 tháng | Trong 30 ngày kể từ ngày thụ lý phải có quyết định đưa vụ án ra giải quyết (khoản 1 Điều 247) |
| Mở phiên tòa | Trong 20 ngày, tối đa 30 ngày kể từ quyết định | Trong 10 ngày kể từ quyết định (khoản 1 Điều 247) |
| Thành phần xét xử | 01 Thẩm phán và 02 Hội thẩm (hoặc 02 và 03) | 01 Thẩm phán (khoản 1 Điều 249) |
| Đối thoại | Tại phiên họp trước phiên tòa | Ngay tại phiên tòa sau khai mạc (khoản 3 Điều 249) |
| Hoãn phiên tòa | Tối đa 30 ngày | Tối đa 15 ngày (khoản 1 Điều 163) |
| Thời hạn kháng cáo | 15 ngày | 07 ngày (khoản 1 Điều 251) |
| Án phí sơ thẩm | 300.000 đồng | 50% mức án phí (Nghị quyết 326/2016/UBTVQH14) |
Vụ án rút gọn sẽ chuyển sang thủ tục thông thường nếu phát sinh tình tiết mới cần xác minh, cần giám định, cần định giá mà các bên không thống nhất giá, cần áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời, phát sinh người liên quan hoặc yêu cầu độc lập (khoản 2 Điều 246). Thời hạn chuẩn bị xét xử khi đó được tính lại từ ngày chuyển (khoản 3 Điều 246).
Tình huống tư vấn
Trong một vụ kiện quyết định thu hồi giấy phép kinh doanh của một hộ kinh doanh, phía người bị kiện vắng mặt ở phiên tòa lần thứ nhất mà không có đơn. Phiên tòa hoãn. Ở lần mở lại, Phó Chủ tịch UBND phường đến với tư cách người được ủy quyền và đề nghị hoãn tiếp để “bổ sung hồ sơ”.
Chúng tôi phản đối. Thứ nhất, đây là lần triệu tập thứ hai, người đại diện đã có mặt nên không có căn cứ hoãn theo Điều 157 và Điều 162. Thứ hai, tài liệu muốn bổ sung là biên bản kiểm tra mà Tòa án đã yêu cầu nộp từ giai đoạn chuẩn bị xét xử; theo khoản 2 Điều 133, người bị kiện phải chứng minh lý do chậm nộp. Hội đồng xét xử không chấp nhận hoãn và tiếp tục phiên tòa.
Trong phần hỏi, chúng tôi chỉ hỏi ba câu: ngày lập biên bản kiểm tra, người ký quyết định thu hồi giấy phép là ai và theo văn bản ủy quyền nào, ngày giao quyết định cho hộ kinh doanh. Câu trả lời cho thấy quyết định được ký bởi người không có văn bản giao quyền. Hội đồng xét xử tuyên hủy quyết định, căn cứ điểm b khoản 3 Điều 191 về thẩm quyền ban hành.
Phần lớn các vụ án hành chính không thắng nhờ hùng biện. Chúng thắng nhờ hồ sơ được chuẩn bị đúng nhóm vấn đề mà Hội đồng xét xử phải trả lời khi nghị án. Nếu chưa từng tham gia tố tụng, nên chuẩn bị cùng luật sư hành chính. Toàn cảnh các giai đoạn trước phiên tòa xem bài khởi kiện vụ án hành chính và đối thoại trong vụ án hành chính.
Câu hỏi thường gặp
Người bị kiện vắng mặt thì Tòa án có xét xử không?
Vắng mặt lần thứ nhất thì hoãn phiên tòa, trừ khi có đơn xin xét xử vắng mặt. Vắng mặt lần thứ hai không vì bất khả kháng, trở ngại khách quan và không có người đại diện thì Tòa án xét xử vắng mặt (khoản 1, điểm b khoản 2 Điều 157 Luật TTHC).
Người khởi kiện không đến phiên tòa thì sao?
Lần thứ nhất thì hoãn. Lần thứ hai không có lý do chính đáng, không có người đại diện, không có đơn xin xét xử vắng mặt thì bị coi là từ bỏ việc khởi kiện; Tòa án đình chỉ vụ án. Người khởi kiện vẫn được khởi kiện lại nếu còn thời hiệu (điểm a khoản 2 Điều 157 Luật TTHC).
Phiên tòa hành chính bị hoãn tối đa bao lâu?
Có được nộp thêm chứng cứ tại phiên tòa sơ thẩm không?
Được, với tài liệu Tòa án chưa từng yêu cầu hoặc tài liệu không thể biết trong quá trình giải quyết. Tài liệu đã được Tòa án yêu cầu từ trước thì phải chứng minh lý do chậm nộp (khoản 2 Điều 133, khoản 3 Điều 176 Luật TTHC).
Có được ghi âm tại phiên tòa hành chính không?
Tòa án có thể ghi âm, ghi hình diễn biến phiên tòa (khoản 2 Điều 166 Luật TTHC). Người tham dự thì bị cấm sử dụng điện thoại di động trong phòng xử án (khoản 6 Điều 153). Quy định riêng về ghi âm, ghi hình tại phiên tòa trong Luật TTHC (khoản 4 Điều 153) đã bị bãi bỏ bởi Luật Tổ chức Tòa án nhân dân 2024; vấn đề này nay theo luật đó và nội quy của Tòa án, nên phải xin phép Chủ tọa trước. Cách chắc chắn hơn để lưu diễn biến là đề nghị xem và yêu cầu ghi bổ sung biên bản phiên tòa.
Vụ án hành chính nào được xét xử theo thủ tục rút gọn?
Vụ án có tình tiết đơn giản, chứng cứ đầy đủ, Tòa án không phải thu thập thêm, các đương sự có địa chỉ rõ ràng, không có đương sự ở nước ngoài (trừ khi thỏa thuận). Một Thẩm phán xét xử, kháng cáo trong 07 ngày (Điều 246, Điều 249, Điều 251 Luật TTHC).
Sau khi tuyên án bao lâu thì nhận được bản án?
Trích lục bản án được cấp trong 03 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc phiên tòa; bản án được cấp, gửi trong 07 ngày kể từ ngày tuyên án (Điều 196 Luật TTHC). Không nên chờ bản án mới tính chuyện kháng cáo, vì thời hạn 15 ngày tính từ ngày tuyên án.
