Phiên họp công khai chứng cứ, đối thoại và rút yêu cầu khởi kiện

Nhiều người nhận giấy triệu tập “phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và đối thoại” và nghĩ đây là buổi gặp gỡ xã giao trước khi xét xử, đến cũng được, không đến cũng chẳng sao. Thực tế ngược lại. Theo Luật TTHC, đây là buổi chốt phạm vi yêu cầu khởi kiện, chốt danh mục chứng cứ, là hạn cuối để người có quyền lợi liên quan đưa yêu cầu độc lập và để người khởi kiện đưa yêu cầu bồi thường. Vắng mặt hai lần không lý do, người khởi kiện còn có thể bị đình chỉ vụ án.

Tóm tắt

• Phiên họp gồm hai phần liên tiếp do Thẩm phán chủ trì: kiểm tra giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ, rồi đối thoại (Điều 136 đến Điều 138 Luật TTHC).
• Đây là mốc cuối để người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đưa yêu cầu độc lập (khoản 2 Điều 129 Luật TTHC) và để người khởi kiện đưa yêu cầu bồi thường được giải quyết trong cùng vụ án (điểm b khoản 2 Điều 7 Luật TNBTCNN).
• Đối thoại không bắt buộc phải thành. Không ai bị ép thỏa thuận trái ý chí (điểm b khoản 2 Điều 134).
• Chỉ rút đơn khi cơ quan đã thực sự gửi quyết định mới hoặc thông báo chấm dứt hành vi. Cơ chế cam kết hai chiều tại khoản 3 Điều 140 cho 07 ngày để mỗi bên thực hiện cam kết.
• Đối thoại thành trước phiên tòa thì các bên chỉ chịu 50% án phí hành chính sơ thẩm (khoản 4 Điều 32 Nghị quyết 326/2016/UBTVQH14).

Chứng cứ trong vụ án hành chính: ai chứng minh điều gì

Luật Tố tụng hành chính 2015 (Luật TTHC, Văn bản hợp nhất số 13/VBHN-VPQH ngày 06/02/2026) phân bổ nghĩa vụ chứng minh khác hẳn vụ án dân sự. Ở vụ án dân sự, ai yêu cầu thì người đó chứng minh. Ở vụ án hành chính, người bị kiện phải chứng minh quyết định, hành vi của mình là đúng và hợp pháp (khoản 3 Điều 57 Luật TTHC).

Một số tình tiết không phải chứng minh: điều mọi người đều biết và được Tòa án thừa nhận, điều đã được xác định trong bản án có hiệu lực, điều ghi trong văn bản công chứng, chứng thực hợp pháp, và điều mà bên kia thừa nhận hoặc không phản đối (Điều 79). Câu cuối có hệ quả thực tế: nếu tại phiên họp, đại diện cơ quan bị kiện xác nhận “đúng là chúng tôi chưa gửi thông báo cho ông A”, thì người khởi kiện không cần chứng minh thêm điểm đó nữa. Biên bản phiên họp sẽ ghi lại.

Tự thu thập và nhờ Tòa án thu thập

Khoản 1 Điều 84 Luật TTHC cho phép đương sự tự thu thập tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được, thông điệp dữ liệu điện tử, vật chứng, lấy xác nhận người làm chứng và yêu cầu cơ quan, tổ chức cho sao chép tài liệu đang lưu giữ. Điều 93 chi tiết hóa quyền yêu cầu này: cơ quan, tổ chức được yêu cầu có 15 ngày để cung cấp, không cung cấp được thì phải trả lời bằng văn bản nêu lý do.

Nếu đã làm hết cách mà vẫn không lấy được, người khởi kiện làm đơn đề nghị Tòa án ra quyết định yêu cầu cơ quan đang giữ tài liệu cung cấp, hoặc Tòa án tự thu thập (khoản 2 Điều 93). Đơn phải ghi rõ vấn đề cần chứng minh, chứng cứ cần thu thập, lý do không tự thu thập được và địa chỉ nơi đang giữ tài liệu. Tôi luôn khuyên khách hàng gửi yêu cầu bằng văn bản cho cơ quan trước, có dấu nhận hoặc biên lai bưu chính, để có chứng cứ “đã áp dụng các biện pháp cần thiết” trước khi nhờ Tòa án.

Ngoài kênh tố tụng, Luật Tiếp cận thông tin 2026 (Luật số 01/2026/QH16) cũng cho công dân quyền yêu cầu cơ quan nhà nước cung cấp thông tin, kể cả trước khi khởi kiện. Thủ tục này sẽ được phân tích trong một bài riêng.

Giao nộp và thông báo cho bên kia

Mỗi lần giao nộp phải lập biên bản ghi tên, hình thức, nội dung, số bản, số trang của tài liệu, có chữ ký hai bên và dấu Tòa án; đương sự giữ một bản (khoản 2 Điều 83). Biên bản giao nộp là bằng chứng duy nhất cho việc mình đã nộp gì, vào ngày nào, nên phải giữ cẩn thận.

Trong 05 ngày làm việc sau khi giao nộp, đương sự phải thông báo cho đương sự khác biết để họ đến Tòa án tiếp cận (khoản 2 Điều 98). Tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch công chứng, chứng thực (khoản 3 Điều 83).

Nếu nộp qua Hệ thống dịch vụ công Tòa án, tài liệu điện tử được chấp nhận khi Tòa án kiểm tra đạt yêu cầu; Tòa án có thể yêu cầu xuất trình bản chính nếu nghi ngờ tài liệu bị chỉnh sửa (khoản 1 Điều 24 Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP). Vật chứng và tài liệu nghe, nhìn không số hóa được thì vẫn phải nộp trực tiếp.

Hạn nộp chứng cứ

Thời hạn giao nộp do Thẩm phán ấn định, nhưng không quá thời hạn chuẩn bị xét xử sơ thẩm theo Điều 130, tức 04 tháng kể từ ngày thụ lý, gia hạn tối đa 02 tháng (khoản 4 Điều 83). Sau khi có quyết định đưa vụ án ra xét xử, tài liệu mà Tòa án đã yêu cầu nộp trước đó chỉ được nhận nếu đương sự chứng minh lý do chậm (khoản 2 Điều 133). Tài liệu mà Tòa án chưa từng yêu cầu, hoặc đương sự không thể biết trong quá trình giải quyết, thì vẫn được nộp và trình bày tại phiên tòa sơ thẩm.

Nói cách khác, Luật TTHC không có cơ chế “giấu bài” đến phiên tòa. Tài liệu nào đã được yêu cầu, nộp càng sớm càng an toàn.

Phiên họp diễn ra như thế nào

Thành phần và thông báo

Thẩm phán phải thông báo cho các đương sự, người đại diện và người bảo vệ quyền lợi về thời gian, địa điểm và nội dung phiên họp (khoản 1 Điều 136). Thành phần gồm Thẩm phán chủ trì, Thư ký ghi biên bản, các đương sự hoặc người đại diện, luật sư (nếu có), người phiên dịch (nếu có). Khi cần, Thẩm phán có thể mời thêm cơ quan, tổ chức liên quan (Điều 137). Phiên họp có thể tổ chức trực tuyến theo Điều 29 Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP.

Trong vụ án có nhiều đương sự, nếu có người vắng mặt mà những người có mặt đồng ý tiến hành và việc đó không ảnh hưởng đến quyền lợi của người vắng, phiên họp vẫn diễn ra. Nếu các đương sự đề nghị hoãn để có đủ mọi người, Thẩm phán phải hoãn (khoản 3 Điều 137).

Phần một: kiểm tra chứng cứ

Thẩm phán công bố tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ, rồi hỏi các đương sự về bốn nhóm vấn đề (khoản 2 Điều 138):

Thẩm phán xem xét và giải quyết các đề nghị ngay tại phiên họp (khoản 3 Điều 138). Đây là lúc tốt nhất để đề nghị Tòa án buộc cơ quan bị kiện nộp đủ hồ sơ gốc, vì nghĩa vụ đó đã được luật đặt lên họ.

Phần hai: đối thoại

Sau phần chứng cứ, Thẩm phán chuyển sang đối thoại theo khoản 4 Điều 138: phổ biến pháp luật liên quan, phân tích hậu quả pháp lý, rồi lần lượt mời người khởi kiện, người bị kiện, người liên quan, luật sư trình bày. Thẩm phán có thể yêu cầu các bên nêu văn bản pháp luật làm căn cứ và kiểm tra hiệu lực của văn bản đó. Cuối cùng, Thẩm phán kết luận những điểm đã thống nhất và chưa thống nhất.

Đối thoại phải công khai, dân chủ; không ai bị ép giải quyết vụ án trái ý chí; nội dung thỏa thuận không được trái pháp luật, đạo đức xã hội (khoản 2 Điều 134). Trong thực tế, phần đối thoại thường là lần đầu tiên người khởi kiện được nghe đại diện cơ quan giải thích căn cứ ra quyết định một cách đầy đủ. Dù không thành, nó vẫn giúp đánh giá lại khả năng thắng kiện.

Biên bản

Biên bản phiên họp kiểm tra chứng cứ và biên bản đối thoại phải có chữ ký hoặc điểm chỉ của những người tham gia. Người tham gia có quyền xem biên bản ngay sau phiên họp, yêu cầu ghi sửa đổi, bổ sung và ký xác nhận (khoản 4 Điều 139). Đừng ký khi biên bản ghi thiếu yêu cầu của mình, hoặc ghi sai lời thừa nhận của bên kia. Yêu cầu ghi bổ sung ngay tại chỗ.

Khi nào không đối thoại

Theo khoản 1 Điều 134 và Điều 135 Luật TTHC, không tiến hành đối thoại trong các trường hợp:

• Đương sự đã được triệu tập hợp lệ lần thứ hai mà vẫn cố tình vắng mặt.
• Đương sự không thể tham gia vì lý do chính đáng.
• Các bên thống nhất đề nghị không đối thoại.
• Vụ án khiếu kiện danh sách cử tri, vụ án theo thủ tục rút gọn.

Khi đó Thẩm phán vẫn tiến hành phần kiểm tra chứng cứ, không đối thoại (khoản 2 Điều 136). Với thủ tục rút gọn, đối thoại được tiến hành ngay tại phiên tòa sau khai mạc (khoản 3 Điều 249).

Kết quả đối thoại và các lựa chọn của người khởi kiện

Điều 140 Luật TTHC chia kết quả thành ba nhánh:

Nhánh thứ ba là cơ chế bảo vệ người khởi kiện tốt nhất mà nhiều người không tận dụng. Nó buộc cơ quan phải gửi quyết định hành chính mới, hoặc thông báo chấm dứt hành vi, cho Tòa án trong 07 ngày. Nếu một bên không thực hiện, Thẩm phán tiếp tục đưa vụ án ra xét xử. Người khởi kiện không mất gì.

So sánh với việc rút đơn ngay tại phiên họp chỉ vì đại diện cơ quan “hứa sẽ xem xét lại”: vụ án bị đình chỉ, quyết định cũ vẫn còn nguyên hiệu lực, và thời gian vụ án đã kéo dài vẫn tính vào thời hiệu. Nếu cơ quan không thực hiện lời hứa, khả năng khởi kiện lại phụ thuộc vào việc thời hiệu còn hay không. Cách tính xem bài thời hiệu khởi kiện vụ án hành chính.

Về án phí: nếu đối thoại thành trước khi mở phiên tòa, các bên chỉ chịu 50% án phí hành chính sơ thẩm; nếu người bị kiện hủy quyết định hoặc chấm dứt hành vi và người khởi kiện rút đơn, tạm ứng án phí được trả lại cho người khởi kiện (khoản 3, khoản 4 Điều 32 Nghị quyết 326/2016/UBTVQH14).

Thay đổi, bổ sung và rút yêu cầu khởi kiện

Người khởi kiện có quyền thay đổi, bổ sung, rút yêu cầu trong suốt quá trình giải quyết (Điều 8 Luật TTHC), nhưng mỗi quyền có giới hạn riêng:

Giới hạn ở dòng đầu hay bị bỏ qua. Nếu khởi kiện quyết định A và giờ muốn chuyển sang kiện quyết định B, thì quyết định B phải còn thời hiệu riêng của nó. Còn nếu người khởi kiện rút toàn bộ yêu cầu mà người có quyền lợi liên quan vẫn giữ yêu cầu độc lập, thì người đó trở thành người khởi kiện và vụ án tiếp tục (Điều 174).

Khi người bị kiện tự hủy quyết định trong quá trình giải quyết và người khởi kiện đồng ý rút đơn, Tòa án đình chỉ theo điểm e khoản 1 Điều 143. Cần phân biệt hai loại đình chỉ này: đình chỉ vì người khởi kiện rút đơn (điểm b khoản 1 Điều 143) thuộc ngoại lệ được khởi kiện lại nếu còn thời hiệu, còn đình chỉ theo điểm e thì không nằm trong các ngoại lệ tại khoản 1 Điều 144. Trong trường hợp sau, quyết định bị kiện đã bị hủy nên thường không còn gì để kiện lại; nếu cơ quan ban hành quyết định mới, đó là đối tượng khởi kiện mới với thời hiệu riêng.

Yêu cầu bồi thường thiệt hại cần được tính trước. Điểm b khoản 2 Điều 7 Luật Trách nhiệm bồi thường của Nhà nước 2017 (Văn bản hợp nhất số 161/2026/VBHN-LQ-VPQH) đặt mốc yêu cầu bồi thường “trước hoặc tại phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và đối thoại”. Quá mốc này, yêu cầu không được giải quyết trong cùng vụ án. Xem bài bồi thường trong vụ án hành chính.

Đối thoại trước thụ lý khác đối thoại trong vụ án

Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án 2020 (Văn bản hợp nhất số 122/VBHN-VPQH ngày 27/8/2025) có một cơ chế đối thoại khác, diễn ra trước khi Tòa án thụ lý. Hai cơ chế dễ bị nhầm:

Tình huống tư vấn

Bà D kiện quyết định của Chủ tịch UBND phường không cho phép chuyển mục đích sử dụng một phần thửa đất. Tại phiên đối thoại, Phó Chủ tịch UBND phường, người đại diện theo ủy quyền của người bị kiện, thừa nhận việc áp dụng quy hoạch cũ là chưa chính xác, đề nghị bà rút đơn để phường “giải quyết lại cho nhanh”.

Chúng tôi đề nghị không rút ngay, mà yêu cầu Thẩm phán lập biên bản cam kết theo khoản 3 Điều 140: người bị kiện cam kết thu hồi quyết định cũ và ban hành quyết định giải quyết lại trong 07 ngày; bà D cam kết rút đơn khi nhận được quyết định mới. Đồng thời, chúng tôi yêu cầu ghi rõ vào biên bản lời thừa nhận của người đại diện về căn cứ quy hoạch, để nếu phải xét xử thì đó là tình tiết không cần chứng minh theo khoản 2 Điều 79.

Năm ngày sau, người bị kiện gửi quyết định thu hồi quyết định cũ nhưng chưa có quyết định giải quyết lại. Bà D chưa gửi văn bản rút đơn. Hết 07 ngày, vì cam kết chỉ được thực hiện một phần, chúng tôi đề nghị Thẩm phán đưa vụ án ra xét xử phần yêu cầu buộc giải quyết lại hồ sơ. Hai tuần sau, quyết định mới được ban hành. Lúc đó bà D mới rút đơn; Tòa án đình chỉ vụ án theo điểm e khoản 1 Điều 143 và tiền tạm ứng án phí được trả lại theo khoản 3 Điều 32 Nghị quyết 326/2016/UBTVQH14.

Đối thoại là vòng đàm phán có trọng tài là Thẩm phán. Nếu chưa từng tham gia, nên có luật sư hành chính bên cạnh để biết khi nào nên giữ, khi nào nên ký. Diễn biến tiếp theo nếu không đối thoại thành nằm ở bài phiên tòa sơ thẩm vụ án hành chính.

Câu hỏi thường gặp

Luật sư Khuất Tuấn Dương