Thủ tục đổi tên khai sinh và những lý do được cơ quan hộ tịch chấp nhận

Nhiều hồ sơ đổi tên khai sinh bị trả lại ngay ở quầy tiếp nhận, và lý do thường nằm ở một dòng trong tờ khai: “tên cũ không hợp mệnh”, “tên khó gọi”, “muốn đổi cho đẹp”. Pháp luật không cấm ai thích một cái tên khác. Nhưng để Nhà nước ghi nhận tên mới vào sổ hộ tịch, người yêu cầu phải đặt được hoàn cảnh của mình vào một trong các trường hợp Bộ luật Dân sự đã liệt kê, rồi chứng minh bằng giấy tờ. Phần khó của thủ tục đổi tên khai sinh nằm ở bước chứng minh đó, còn tờ khai thì ai cũng điền được.

Tóm tắt

• Đổi tên khai sinh là thủ tục thay đổi hộ tịch, chỉ được giải quyết khi có căn cứ tại Điều 28 Bộ luật Dân sự 2015. Thông tin bị ghi sai từ đầu thì làm thủ tục cải chính, không phải đổi tên.
• Căn cứ hay được dùng nhất là tên đang có gây nhầm lẫn hoặc ảnh hưởng đến tình cảm gia đình, danh dự, quyền và lợi ích hợp pháp của người mang tên (điểm a khoản 1 Điều 28 BLDS). Lý do phong thủy, sở thích cá nhân thường không được chấp nhận.
• Tên mới phải bằng tiếng Việt hoặc tiếng dân tộc khác của Việt Nam, không dùng số hay ký tự không phải chữ (khoản 3 Điều 26 BLDS).
• Người dưới 18 tuổi đổi tên phải có sự đồng ý của cha mẹ, thể hiện trong tờ khai. Người từ đủ 9 tuổi trở lên còn phải tự mình đồng ý.
• Hồ sơ lập 01 bộ, nộp tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh hoặc nơi cư trú. Thời hạn 03 ngày làm việc, cần xác minh thì thêm không quá 03 ngày làm việc; thời gian chờ cơ quan khác trả lời xác minh không tính vào thời hạn.
• Đổi tên không làm thay đổi quyền, nghĩa vụ đã xác lập theo tên cũ. Sau khi có trích lục, phải làm thủ tục cấp đổi thẻ căn cước và điều chỉnh các giấy tờ khác.
• Từ ngày 01/3/2027, Luật Hộ tịch 2026 cho phép nộp tại bất kỳ Ủy ban nhân dân cấp xã nào, không phụ thuộc nơi cư trú.

Đổi tên, cải chính và bổ sung là ba việc khác nhau

Người đi làm thủ tục thường gọi chung là “sửa tên”, nhưng cơ quan hộ tịch phân biệt rất rõ. Chọn sai thủ tục cũng là một lý do hay gặp khiến hồ sơ bị trả lại.

Một ví dụ thường gặp: giấy khai sinh ghi “Nguyễn Thị Hằng”, nhưng từ lúc đi học, học bạ, bằng cấp, sổ bảo hiểm đều ghi “Nguyễn Thị Thu Hằng”. Nếu tờ khai đăng ký khai sinh năm xưa ghi đúng “Thu Hằng” mà công chức chép thiếu, đó là cải chính. Nếu tờ khai và giấy khai sinh khớp nhau, chỉ có các giấy tờ về sau ghi khác, thì không có sai sót đăng ký nào cả. Việc đưa tên trên giấy khai sinh về “Thu Hằng” lúc này là thay đổi tên, và căn cứ là việc dùng hai tên khác nhau đang gây nhầm lẫn.

Với Giấy chứng nhận kết hôn ghi sai thông tin, cách xử lý được trình bày tại bài mất giấy chứng nhận kết hôn, mục cải chính.

Những trường hợp được đổi tên

Điều 28 Bộ luật Dân sự 2015 (BLDS) liệt kê các trường hợp cá nhân được yêu cầu cơ quan nhà nước công nhận việc thay đổi tên:

1. Người có tên mà việc sử dụng tên đó gây nhầm lẫn, ảnh hưởng đến tình cảm gia đình, đến danh dự, quyền, lợi ích hợp pháp của người đó (điểm a).
2. Cha mẹ nuôi yêu cầu thay đổi tên cho con nuôi, hoặc người thôi làm con nuôi, cha mẹ đẻ yêu cầu lấy lại tên do cha mẹ đẻ đã đặt (điểm b). Thủ tục đi kèm được trình bày tại bài thủ tục nhận con nuôi và chấm dứt nuôi con nuôi.
3. Cha đẻ, mẹ đẻ hoặc người con yêu cầu khi xác định cha, mẹ cho con (điểm c).
4. Người bị lưu lạc đã tìm ra nguồn gốc huyết thống (điểm d).
5. Vợ, chồng trong quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài thay đổi tên cho phù hợp với pháp luật nước của người kia, hoặc lấy lại tên trước khi thay đổi (điểm đ).
6. Người đã xác định lại giới tính, người đã chuyển đổi giới tính (điểm e). Hiện nay điểm này mới áp dụng được cho người đã xác định lại giới tính theo Điều 36 BLDS. Việc chuyển đổi giới tính phải thực hiện theo luật (Điều 37 BLDS), mà luật đó chưa được ban hành, nên người chuyển giới hiện đổi tên theo điểm a, và giới tính trên giấy tờ vẫn giữ nguyên. Vấn đề này được phân tích tại bài đổi tên cho người chuyển giới.
7. Trường hợp khác do pháp luật về hộ tịch quy định (điểm g).

Trừ điểm a và phần chuyển đổi giới tính của điểm e, các trường hợp còn lại đều gắn với một sự kiện có giấy tờ rõ ràng: quyết định nuôi con nuôi, bản án xác định cha mẹ con, giấy chứng nhận kết hôn với người nước ngoài. Hồ sơ loại này hiếm khi bị từ chối. Tranh luận gần như chỉ xảy ra ở điểm a.

Lý do “gây nhầm lẫn, ảnh hưởng danh dự” được hiểu thế nào

Luật không giải thích thêm điểm a khoản 1 Điều 28 BLDS. Cơ quan hộ tịch đánh giá từng hồ sơ dựa trên giấy tờ người yêu cầu đưa ra. Từ các hồ sơ chúng tôi đã thực hiện, có thể chia thành ba nhóm.

Thường được chấp nhận khi có giấy tờ chứng minh:

• Tên trên giấy khai sinh khác với tên được dùng nhất quán trên học bạ, bằng cấp, sổ bảo hiểm xã hội, hồ sơ công tác trong nhiều năm, gây khó khăn khi giao dịch.
• Tên trùng hoàn toàn với ông bà, cha mẹ hoặc người thân trong gia đình, trái với phong tục kiêng tên ở địa phương, gây mâu thuẫn trong họ tộc.
• Tên mang nghĩa xấu, dễ bị chế giễu, hoặc trùng tên với người có tiền án, tiền sự nổi tiếng ở địa phương khiến người mang tên bị liên tưởng, xúc phạm.
• Tên gắn với hoàn cảnh ra đời đau buồn mà gia đình muốn xóa bỏ.
• Tên thường dùng cho một giới, trong khi diện mạo, cách sống và tên gọi hằng ngày của người mang tên thuộc giới kia, khiến họ thường xuyên bị nhầm lẫn khi làm thủ tục. Đây là căn cứ người chuyển giới đang sử dụng; tên mới được ghi nhận nhưng mục giới tính trên giấy tờ không đổi.

Thường bị từ chối:

• Đổi theo tư vấn phong thủy, tử vi, “thầy bảo đổi để hợp mệnh”.
• Đổi chỉ vì thích tên khác, muốn tên “sang” hơn, không chứng minh được nhầm lẫn hay ảnh hưởng gì.
• Đổi sang tên tiếng nước ngoài, hoặc tên có ký tự không thuộc chữ tiếng Việt.

Bị từ chối và có thể bị xử lý:

• Đổi tên để né nghĩa vụ trả nợ, che giấu lý lịch, trốn tránh truy cứu. Luật Hộ tịch 2014 cấm lợi dụng việc đăng ký hộ tịch nhằm động cơ vụ lợi hoặc trục lợi (điểm g khoản 1 Điều 12), và cấm cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật (điểm a khoản 1 Điều 12). Giấy tờ hộ tịch cấp cho trường hợp vi phạm các điểm này bị thu hồi, hủy bỏ (khoản 2 Điều 12).

Tờ khai chỉ ghi lý do một dòng gần như chắc chắn không đủ. Hồ sơ nên kèm bản giải trình nêu rõ tên cũ gây nhầm lẫn hoặc ảnh hưởng ra sao, từ khi nào, trong những giao dịch nào, kèm bản sao các giấy tờ chứng minh. Với trường hợp trùng tên người thân, có thể kèm văn bản của gia đình, dòng họ xác nhận phong tục kiêng tên. Đây là nhận định từ thực tiễn giải quyết hồ sơ, không phải yêu cầu bắt buộc của văn bản pháp luật, nhưng nó quyết định kết quả.

Những trường hợp được đổi họ

Đổi họ có danh sách riêng tại Điều 27 BLDS, hẹp hơn đổi tên. Các trường hợp chính là đổi họ cho con từ họ cha sang họ mẹ hoặc ngược lại (điểm a), đổi họ cho con nuôi hoặc lấy lại họ khi thôi làm con nuôi (điểm b, c), đổi họ khi xác định cha mẹ cho con (điểm d), đổi họ của người lưu lạc tìm ra nguồn gốc (điểm đ), đổi họ theo họ vợ, chồng người nước ngoài trong hôn nhân có yếu tố nước ngoài (điểm e) và đổi họ của con khi cha mẹ đổi họ (điểm g). Ai phải đồng ý, nhất là khi cha mẹ đã ly hôn và một bên phản đối, được trình bày tại bài đổi họ cho con.

Không có căn cứ nào cho phép người thành niên đổi sang một họ không liên quan đến cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi hoặc vợ chồng mình. Người đã kết hôn và ghi chú việc kết hôn ở nước ngoài, nay muốn đổi họ theo vợ hoặc chồng, nên xử lý xong phần ghi chú kết hôn trước, vì đó là giấy tờ làm căn cứ.

Đổi họ cho con sau khi cha mẹ ly hôn là tình huống phổ biến nhất và có nhiều vướng mắc riêng về sự đồng ý của cha hoặc mẹ không trực tiếp nuôi con. Chúng tôi sẽ phân tích ở một bài riêng.

Giới hạn khi chọn tên mới

Tên mới phải đáp ứng khoản 3 Điều 26 BLDS:

• Bằng tiếng Việt hoặc tiếng dân tộc khác của Việt Nam.
• Không đặt bằng số, bằng một ký tự mà không phải là chữ.
• Không xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của người khác, không trái các nguyên tắc cơ bản của pháp luật dân sự.

Luật không giới hạn độ dài tên hay số chữ đệm, cũng không cấm đặt tên trùng với người khác. Tuy vậy, tên quá dài hoặc lạ có thể gặp khó khi cấp căn cước, hộ chiếu, mở tài khoản ngân hàng do giới hạn ký tự của hệ thống. Nên kiểm tra trước nếu định chọn tên có bốn, năm âm tiết trở lên.

Chữ đệm được xử lý như một phần của tên (khoản 1 Điều 26 BLDS). Muốn bỏ chữ “Thị”, đổi “Văn” thành chữ đệm khác, hay thêm chữ đệm, đều đi theo thủ tục thay đổi họ, chữ đệm, tên và cũng phải có căn cứ.

Ai đứng tên yêu cầu

Người thành niên tự mình yêu cầu. Việc nộp hồ sơ có thể ủy quyền cho người khác, vì Luật Hộ tịch 2014 chỉ bắt buộc có mặt trực tiếp khi đăng ký kết hôn và nhận cha, mẹ, con (khoản 2 Điều 6). Người yêu cầu thay đổi hộ tịch cũng không phải có mặt để ký vào Sổ hộ tịch (khoản 2 Điều 5 Nghị định 120/2025/NĐ-CP).

Người chưa thành niên yêu cầu đăng ký hộ tịch thông qua người đại diện theo pháp luật (khoản 3 Điều 6 Luật Hộ tịch 2014). Ngoài ra:

• Việc thay đổi họ, chữ đệm, tên cho người dưới 18 tuổi phải có sự đồng ý của cha, mẹ người đó và được thể hiện rõ trong tờ khai (khoản 1 Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, văn bản hợp nhất 401/VBHN-BTP năm 2026).
• Người từ đủ 9 tuổi trở lên phải tự mình đồng ý (khoản 2 Điều 28 BLDS; khoản 1 Điều 7 Nghị định 123/2015).

Quy định “đồng ý của cha, mẹ” là chỗ hay vướng khi cha mẹ đã ly hôn và không liên lạc với nhau. Người trực tiếp nuôi con thường không tự mình đổi được tên cho con nếu người kia phản đối hoặc không thể liên lạc. Trường hợp này cần đánh giá hồ sơ cụ thể trước khi nộp.

Nộp hồ sơ ở đâu

Theo Luật Hộ tịch 2014, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân giải quyết thay đổi hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi (Điều 27). Người từ đủ 14 tuổi trở lên trước đây phải nộp tại Ủy ban nhân dân cấp huyện (khoản 3 Điều 46). Từ ngày 01/7/2025, cấp huyện không còn. Điều 4 Nghị định 120/2025/NĐ-CP giao Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện thẩm quyền đăng ký hộ tịch quy định tại Chương III Luật Hộ tịch 2014, tức phần trước đây thuộc cấp huyện, trong đó có khoản 3 Điều 46. Như vậy, ở thời điểm hiện tại, mọi trường hợp đổi tên của công dân cư trú trong nước đều nộp tại cấp xã. Người nộp ở một xã không phải nơi thường trú, tạm trú của mình thì xã tiếp nhận có trách nhiệm hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền (khoản 1 Điều 5 Nghị định 120/2025). Nghị định này hết hiệu lực từ ngày 01/3/2027 (khoản 2 Điều 23), cùng lúc Luật Hộ tịch 2026 có hiệu lực.

Có ba cách nộp: trực tiếp tại bộ phận một cửa, gửi qua bưu chính, hoặc nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công (khoản 1 Điều 9 Luật Hộ tịch 2014).

Công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài nộp tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại (khoản 3 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014).

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Tờ khai thay đổi hộ tịch theo mẫu. Người dưới 18 tuổi thì tờ khai phải thể hiện sự đồng ý của cha, mẹ; từ đủ 9 tuổi thì thêm sự đồng ý của chính người đó.
• Bản chính Giấy khai sinh, để công chức ghi nội dung thay đổi vào giấy (đoạn 2 khoản 2 Điều 28 Luật Hộ tịch 2014). Mất bản chính thì cơ quan vẫn tiếp nhận và ghi vào Sổ hộ tịch (khoản 2 Điều 20 Thông tư 04/2020/TT-BTP, văn bản hợp nhất 3884/VBHN-BTP năm 2024).
• Giấy tờ làm căn cứ cho lý do thay đổi: bản sao học bạ, bằng cấp, sổ bảo hiểm, xác nhận của cơ quan công tác, văn bản của gia đình, quyết định hoặc bản án liên quan.
• Bản giải trình lý do, nếu căn cứ là điểm a khoản 1 Điều 28 BLDS.
• Giấy tờ tùy thân. Nếu dùng thẻ căn cước, căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy chứng nhận căn cước, người yêu cầu chỉ cần cung cấp số giấy tờ hoặc số định danh cá nhân; cơ quan hộ tịch phải tự tra cứu Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Chỉ khi không khai thác được hoặc dữ liệu sai lệch thì mới yêu cầu xuất trình bản chính (khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).

Hồ sơ lập thành 01 bộ (khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2015). Giấy tờ chứng minh lý do nên nộp bản sao chứng thực; nếu chỉ nộp bản chụp thì mang bản chính để công chức đối chiếu và ký xác nhận trên bản chụp, cơ quan không được đòi thêm bản chính khi bạn đã nộp bản sao chứng thực (khoản 5 Điều 2, khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2015). Giấy tờ do nước ngoài cấp phải dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch (khoản 3 Điều 2).

Thời hạn, lệ phí và kết quả

Thời hạn giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ. Trường hợp cần xác minh, thời hạn kéo dài thêm không quá 03 ngày làm việc (khoản 2 Điều 28 Luật Hộ tịch 2014). Khi hồ sơ đầy đủ, người tiếp nhận phải viết giấy tiếp nhận ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; hồ sơ chưa đủ thì phải hướng dẫn bổ sung (khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2015). Nếu phải gửi văn bản xác minh sang cơ quan khác, thời gian gửi và chờ trả lời không tính vào thời hạn giải quyết (khoản 4 Điều 3). Hồ sơ đổi tên căn cứ điểm a khoản 1 Điều 28 BLDS hay rơi vào tình huống này, nên thực tế thường lâu hơn con số 03 ngày.

Nếu nộp ở nơi không phải nơi đã đăng ký khai sinh, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi giải quyết sẽ thông báo kèm bản sao trích lục đến nơi đăng ký khai sinh trước đây để ghi vào Sổ hộ tịch (khoản 3 Điều 28 Luật Hộ tịch 2014). Nơi nhận thông báo phải ghi ngay nội dung thay đổi vào Sổ (khoản 1 Điều 13 Nghị định 123/2015). Người yêu cầu không phải tự làm việc này, nhưng nên giữ bản sao trích lục phòng khi dữ liệu hai nơi chưa khớp.

Lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định, nên mức thu khác nhau giữa các địa phương. Người thuộc gia đình có công với cách mạng, người thuộc hộ nghèo, người khuyết tật được miễn (điểm a khoản 1 Điều 11 Luật Hộ tịch 2014).

Kết quả gồm trích lục thay đổi hộ tịch và Giấy khai sinh đã được ghi nội dung thay đổi. Nên xin thêm vài bản sao trích lục, vì gần như cơ quan nào cũng sẽ đòi giấy này khi bạn điều chỉnh các giấy tờ khác.

Khi bị từ chối

Không đủ điều kiện thì người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch phải từ chối bằng văn bản và nêu rõ lý do (khoản 2 Điều 5 Luật Hộ tịch 2014). Từ chối miệng tại quầy, hoặc chỉ “hướng dẫn về bổ sung” mà không ghi rõ cần bổ sung gì, là trái quy định. Người yêu cầu có quyền đề nghị trả lời bằng văn bản (khoản 3 Điều 9 Luật Hộ tịch 2014).

Khi đã có văn bản từ chối, có hai hướng. Một là bổ sung chứng cứ đúng vào điểm cơ quan cho là chưa đủ rồi nộp lại, cách này thường nhanh hơn. Hai là khiếu nại quyết định từ chối theo pháp luật về khiếu nại, hoặc khởi kiện vụ án hành chính, nếu cho rằng cơ quan áp dụng sai Điều 28 BLDS. Hướng thứ hai cần cân nhắc thời gian và chi phí so với lợi ích. Nếu hồ sơ của bạn thuộc diện khó (người dưới 18 tuổi mà cha mẹ không thống nhất, đổi tên gắn với tranh chấp gia đình, hoặc đã bị từ chối một lần), nên trao đổi với luật sư hôn nhân và gia đình để chọn đúng căn cứ ngay từ đầu.

Sau khi đổi tên

Quyền và nghĩa vụ dân sự đã xác lập theo tên cũ vẫn giữ nguyên (khoản 3 Điều 28 BLDS). Khoản vay đứng tên cũ vẫn phải trả, căn nhà đứng tên cũ vẫn là của bạn. Đổi tên không xóa được nghĩa vụ nào.

Việc còn lại là đưa tên mới vào các giấy tờ khác. Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc, mọi hồ sơ, giấy tờ cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên phải phù hợp với Giấy khai sinh, và khi có sai khác thì thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh theo Giấy khai sinh (khoản 1, 2, 3 Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP). Đây là căn cứ để bạn yêu cầu, khi một cơ quan nào đó chần chừ cập nhật tên mới:

Con của người đã đổi tên thì giấy khai sinh vẫn ghi tên cũ của cha hoặc mẹ. Hiện nay chưa có quy định buộc điều chỉnh, và thực tiễn các gia đình thường giữ kèm trích lục để giải thích khi cần.

Từ ngày 01/3/2027 thủ tục đổi tên khai sinh thay đổi thế nào

Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 (Luật Hộ tịch 2026) có hiệu lực từ ngày 01/3/2027 và thay thế Luật Hộ tịch 2014 (khoản 1, khoản 2 Điều 29). Căn cứ để được đổi tên vẫn là Bộ luật Dân sự, nhưng cách làm thủ tục thay đổi đáng kể:

Nguyên tắc giấy tờ cá nhân phải theo Giấy khai sinh không phải điều mới; nó đã có ở khoản 3 Điều 6 Nghị định 123/2015. Điểm khác là Luật Hộ tịch 2026 nâng nguyên tắc này lên tầng luật, gọi thông tin khai sinh là thông tin hộ tịch gốc, và yêu cầu thủ trưởng cơ quan đang giữ hồ sơ lệch thông tin phải chủ động phối hợp để điều chỉnh (khoản 2 Điều 9). Hiện nay người dân vẫn phải tự mang trích lục đi từng nơi; từ 2027, nếu nghị định hướng dẫn quy định cụ thể cơ chế phối hợp, gánh nặng này sẽ chuyển dần sang cơ quan nhà nước.

Hồ sơ đã nộp trước ngày 01/3/2027 mà chưa giải quyết xong thì tiếp tục giải quyết theo luật tại thời điểm tiếp nhận (Điều 30 Luật Hộ tịch 2026).

Câu hỏi thường gặp

Phần lớn hồ sơ đổi tên khai sinh được giải quyết trong một lần nộp nếu lý do được trình bày đúng căn cứ và đủ giấy tờ đi kèm. Hồ sơ bị trả về thường thiếu đúng phần chứng minh ấy. Nếu bạn muốn rà soát hồ sơ trước khi nộp, hoặc cần người đại diện làm việc với cơ quan hộ tịch, dịch vụ luật sư hôn nhân và gia đình của chúng tôi nhận hỗ trợ trọn gói từ bản giải trình đến khi có trích lục.

Luật sư Khuất Tuấn Dương